Het corona virus heeft impact op onze samenleving, gezondheid en saamhorigheid. Maar zeker ook op het bedrijfsleven. De gevolgen zijn in (bijna) elke sector merkbaar en de kranten staan er vol mee. De regering staat keer op keer aan de vooravond om een moeilijk besluit te nemen. Zoeken zij de balans tussen de druk van de ziekenhuizen en de economische impact.

Eén ding staat bovenwater en dat is dat vele bedrijven en instellingen tot reorganisaties zullen overgaan. U als ondernemingsraad heeft hierin een belangrijke taak te verwezenlijken. Als eerste kijkt u natuurlijk naar de nut en noodzaak van het voorgenomen besluit (maar in deze tijd zal er al snel begrip zijn voor de omstandigheden en pas op dat ‘corona’ niet het magische woord wordt om alles zomaar door te voeren). Uiteindelijk zult u zich moeten buigen over de personele gevolgen. Maar wat zijn deze nu eigenlijk? Hebben we nu een compleet beeld van de gevolgen.

Om u als ondernemingsraad op weg te helpen hebben wij een uitgebreide aandachtspuntenlijst voor u samengesteld. Op deze wijze kunt u zelf nagaan of u niets over het hoofd heeft gezien.

Hoe deze checklist gebruiken of liever gezegd een gedegen aandachtspuntenlijst

Allereerst geven we aan hoe u deze checklist/aandachtspuntenlijst het beste kunt gebruiken. Onderstaand overzicht is uitsluitend bedoeld om ervoor te zorgen dat u geen (belangrijke) onderwerpen vergeet. Het is dus geen werkplan, geen plan van aanpak, en ook geen vragenlijst voor uw directie; het is ‘slechts’ een goede hulp bij het opstellen hiervan. Na ontvangst van de adviesaanvraag is het raadzaam om eerst de onderstaande checklist langs te lopen, en te kijken welke onderwerpen voor u van toepassing kunnen zijn. Gelukkig voor u zullen dat niet álle onderwerpen in de lijst zijn. Achter elk van deze onderwerpen zit een zeer gedetailleerde checklist, die vanwege de omvang niet in dit artikel kunnen worden opgenomen. Tijdens de cursussen en adviestrajecten van RdJ training & ORganisatie Advies worden deze gedetailleerde checklists uitgereikt. 

Korte termijn en lange termijn consequenties

Dan nog een belangrijke waarschuwing. In de praktijk bevatten adviesaanvragen vaak vooral de gevolgen op korte termijn – en nauwelijks of geen consequenties op lange termijn. Bij elk onderwerp moet u zichzelf twee vragen stellen:

1.     Welke gevolgen geeft de voorliggende adviesaanvraag aan?
2.     Wat zijn volgens u de consequenties op termijn van bijvoorbeeld twee jaar?

Kijk uit voor vage toezeggingen

Hierbij zult u hard moeten zijn voor uzelf en uw collega’s, want sociale vangnetten moeten ook op een termijn van twee jaar nog geldig zijn. Als u zich in slaap laat sussen door vage toezeggingen (lees ook: Hoe voorkom je vage toezeggingen) , loopt u het risico dat u de langetermijnbelangen van uw collega’s ongeregeld laat. Ook loopt u het risico dat u op grond van vage toezeggingen een vangnet overbodig gaat vinden. 

Laten we beginnen met de aandachtspuntenlijst

Neemt het aantal arbeidsplaatsen (inclusief jaarcontracten, uitzendkrachten, freelancers, etc.) af of toe?

Is dit te specificeren naar:

•     functiegroepen;
•     afdelingen;
•     type contracten (vaste contracten, (half)jaarcontracten, oproepkrachten, freelancers, etc.);
•     het moment waarop wijzigingen plaatsvinden;
•     de hoeveelheid overwerk.

Verandert de plaats waar het werk moet worden gedaan?

•     wijziging van het aantal locaties;
•     verhuizing van (delen van) afdelingen binnen de locaties;
•     wisseling van standplaats;
•     thuiswerken wordt een onderdeel van de bedrijfsvoering;
•     detachering van personeel bij derden.

Arbeidsinhoud

Verandert de inhoud van functies? En zo ja, in welke vorm?

•         Ontstaan er nieuwe of sterk gewijzigde functies?
•         Worden functies vervangen door andere functies?
•         Wijzigen de functievereisten?
•         Wijzigen de verantwoordelijkheden in bepaalde functies? Zo ja, voor welke functies geldt dit?
•         Wijzigt de zwaarte van de functies? Zo ja, voor welke functies geldt dit?
•         Wijzigt de mate van gewenste flexibiliteit in functies? Zo ja, voor welke functies geldt dit?
•         Wijzigen de rapportage lijnen?
•         Zijn er regels waarin de overgang van de ene naar de andere functie wordt geregeld?

Vraag naar de was-wordt lijst

Een was-wordt lijst geeft inzicht in de werkelijk aanwezige personeelsbezetting, de gewenste personeelsformatie en de concreet beoogde veranderingen van het personeelsbestand. Aan de ‘was’ kant van het overzicht wordt de huidige functies en aan de ‘wordt’ kant wordt de toekomstige functies weergegeven. De huidige en toekomstige functies worden naast elkaar gepresenteerd. Op deze wijze kunt u beoordelen welke functies veranderen of zelfs verdwijnen, welke functies de directie vergeten is op te nemen. 

Is het selectiebeleid geregeld?

• Wat is de procedure voor medewerkers die voor een nieuwe functie kiezen?
• Wat is de procedure voor medewerkers die binnen de organisatie van baan veranderen?
• Wat is de procedure voor medewerkers die mogelijk de organisatie moeten verlaten? (richtlijnen van het ontslagbesluit, of gaat alles via een vaststellingsovereenkomst?)

Opleidingenbeleid

• Zijn de opleidingen afgestemd op eventuele functiewijzigingen en/of interne verandering van baan?
• Zijn er meerdere mogelijkheden opgenomen om medewerkers te begeleiden zoals training-on-the-job, individuele begeleiding, instructies, herhalingsmomenten?
• Op welke wijze zullen collega’s worden begeleid? Hoe geven we vorm hieraan in tijden dat we meer op afstand gaan werken?
• Worden de doorgroeimogelijkheden in de nieuwe situatie groter of kleiner, en voor welke functies en/of functieniveaus geldt dit?
  

Arbeidsvoorwaarden

Zijn er veranderingen te verwachten in de rechtspositie van de cao?

• Gaat de organisatie onder een andere cao vallen?
• Krijgt de organisatie voor het eerst een cao?
• Verdwijnt de cao?
• Worden arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd?

Is de verwachting dat individuele arbeidsovereenkomsten zullen worden aangepast?

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de arbeidstijden?

• wijziging van arbeidstijden;
• wijziging van ploegendiensten;
• wijziging van roosters;
• flexibilisering van de arbeidstijden;
• meer nadruk op thuiswerken;
• wijziging van de regeling voor reistijden.

Zijn er veranderingen te verwachten op het gebied van functiewaardering?

• wijziging van het bestaande functiewaarderingssysteem;
• vervanging van het bestaande functiewaarderingssysteem;
• het wegwerken van achterstallig onderhoud m.b.t. functiewaardering.

Zijn er veranderingen te verwachten op het gebied van de beoordeling?

• wijziging van het beoordelingssysteem;
• wijziging van de beoordelingscriteria;
• koppeling van beloning aan beoordeling.

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de beloning en toeslagen?

• financiële consequenties van eventuele functiewijzigingen;
• wijzigingen in de hoogte van het loon;
• wijzigingen in het beoordelingssysteem;
• wijzigingen in ploegentoeslagen, overwerktoeslagen, gevarentoeslagen, wachttijdtoeslagen, etc.;
• wijzigingen als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling;
• wijzigingen in overige vergoedingen, verstrekkingen en toeslagen;
• financiële consequenties als gevolg van gewijzigde functie, standplaats, werktijden en/of reistijden;
• overige wijzigingen.

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot verzekeringen en pensioenen?

• wijzigingen in de verdeling van pensioenpremies en aanspraken;
• overgang naar een ander pensioenfonds;
• wijzigingen in aan het pensioen gerelateerde verzekeringen;
• eventuele overdracht van reserves;
• wijziging overige verzekeringen.

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot kostenvergoedingen (let op! hier zijn fiscale mogelijkheden voor de ondernemer. Deze zien wij regelmatig terugkomen in de corona tijd)

Met betrekking tot het personeelshandboek: bevat dit nog zaken die niet in deze checklist staan, en zijn hier wijzigingen te verwachten?

Arbeidsomstandigheden

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de arbeidsomstandigheden?

• wijzigingen in werkplek –> thuiswerken (wordt onderdeel van de bedrijfsvoering);
• wijzigingen in de inrichting van de werkplekken;
• wijzigingen in de functie van het kantoor;
• wijzigingen in lichamelijke belasting;
• wijzigingen in geestelijke belasting;
• wijzigingen in de mate van agressieve bejegening;
• meer pestgedrag als gevolg van cultuurwijzigingen en cultuurverschillen.

Arbeidsverhoudingen

• Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de medezeggenschapsstructuur en de faciliteiten voor de OR?
• Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de bedrijfscultuur?
• aansturing 

Opvang sociale consequenties

De opvang van consequenties gaat over het opvangen van de gevolgen uit het voorgenomen besluit. Check of de door u gevonden punten uit bovenstaande aandachtspuntenlijst worden ondervangen in een regeling of afspraken die u wilt maken met de bestuurder. 

Is er een sociaal plan nodig? Zo ja, is er een vakbond aanwezig? Neem dan contact op met de vakbond. Heeft u al een sociaal plan! check dan of deze voldoende voorziet in de gevolgen/pijnpunten voor uw collega’s. U kunt als OR aanvullende afspraken maken.

Zijn er andere maatregelen nodig om de personele gevolgen op te vangen, zonder dat een sociaal plan nodig is?
Worden bestaande regelingen aangepast bijvoorbeeld een thuiswerkregeling of de autoregeling. 

Implementatie

Is er een implementatieplan en is dat onderdeel van de adviesaanvraag?

Wordt in het implementatieplan voldoende rekening gehouden met:

• de tijd die nodig is om nieuwe werkprocessen, structuren, tools en/of werkplekken te creëren;
• het aanleren van een andere werkwijze, en de scholing die hiervoor nodig is;
• de tijd en extra mensen die nodig kunnen zijn om in de nieuwe structuur en de nieuwe werkwijze te leren werken;
• een juiste selectieprocedure;
• een heldere communicatie, zodat iedereen weet waar hij aan toe is;
• de wijze van (interne) verhuizing, de wijze van afscheid nemen van de oude afdeling en de wijze van verwelkomen en inwerken door de nieuwe afdeling.

Bovenstaande lijst is een selectie van gevolgen waaraan u kunt denken. Uiteraard is de lijst niet allesomvattend. Wilt u een nog uitgebreidere lijst ontvangen? Neem dan contact met ons op. Wij hopen dat de lijst zal bijdragen aan uw taak als ondernemingsraad bij het beoordelen van gevolgen bij reorganisatie.