034-4608201 contact@rdja.nl

Ondernemingsraad, leg uw afspraken nu eens duidelijk vast!

22 september 2020
Ondernemingsraad en adviseren
Afspraken vastleggen ondernemingsraad

Zó voorkomt de ondernemingsraad dat uw bestuurder onder afspraken uitkomt.

Wat doet de bestuurder eigenlijk met afspraken binnen het advies?

Tijdens een adviestraject hebben we, in een informeel gesprek aan een bestuurder gevraagd wat hij nu eigenlijk deed met een advies van zijn ondernemingsraad. Zijn openhartige antwoord luidde als volgt: “Als ik geluk heb, hebben we heldere afspraken gemaakt. Ik scheur de pagina met die afspraken uit het advies en die bewaar ik; de rest gooi ik in een la. Verder staan er in de meeste adviezen toch alleen maar ellenlange vergaderverslagen, vage aanbevelingen en verwijten. Daar kan ik niks mee. Ik wil gewoon zakelijke afspraken maken, en dan snel aan de slag.” Dat is duidelijke taal en het geeft precies weer waarop uw OR zich moet richten: het maken van heldere afspraken.

In de praktijk lukt het vaak niet om goede afspraken te maken met de bestuurder. In dit artikel geven we aan hoe dit komt én hoe u afspraken kunt maken waar u wél wat aan heeft en waaraan u uw bestuurder kunt houden.

Vage afspraken: bestuurder

Een bestuurder stuurt nogal eens opzettelijk aan op vage afspraken, omdat een vage afspraak hem maximale handelingsvrijheid geeft. Een bestuurder die belang heeft bij een vage afspraak, kan dit in het overleg met de OR eerst proberen te bereiken door vage toezeggingen te doen, zoals:

  • “Voor de meeste mensen verandert er niets.”
  • “We zullen zeer zorgvuldig naar individuele gevallen kijken.”
  • “Niemand gaat erop achteruit.”

Als de ondernemingsraad hiermee geen genoegen neemt en toch afspraken wil maken, kan de bestuurder proberen om het maken van afspraken belachelijk te maken, met teksten als:

  • “Jullie moeten niet op de stoel van de bestuurder willen zitten.”
  • “Je moet niet alles tot achter de komma willen regelen.”
  • “Jullie vertrouwen mij toch wel!”
  • “Jullie moeten je niet zo formeel opstellen.”

Als de ondernemingsraad dan nog steeds afspraken wil maken, zal de bestuurder die vaak zo vaag mogelijk houden:

  • “De bestuurder streeft ernaar om…”
  • “De bestuurder neemt mee dat…”
  • “De bestuurder gaat in principe akkoord met…”

Vage afspraken: ondernemingsraad

Ook ondernemingsraden maken zich vaak schuldig aan het maken van vage afspraken, zij het niet opzettelijk. Dit heeft onder meer de volgende oorzaken:

  • Veel mensen dus ook OR-leden denken al gauw een toezegging te horen, ook als deze nogal vaag is. Ieder mens wordt immers graag verlost van zijn ongerustheden.
  • Als een toezegging mondeling wordt gedaan, krijg je al gauw het idee dat je wantrouwen en pietluttigheid uitstraalt als je aandringt op een schriftelijke vastlegging van deze toezegging.
  • Er is moed voor nodig om aan te dringen op concrete afspraken als duidelijk is dat de bestuurder die eigenlijk niet wil. Veel OR- leden durven die confrontatie niet aan.

Voor het maken van goede afspraken is vereist dat de ondernemingsraad meedenkt over de voorstellen van de bestuurder. Bij een reorganisatie kan dit aanvoelen als ‘meedenken over snijden in eigen vlees’. Maar als u niet wilt dat er verkeerd en gevaarlijk wordt gesneden, is meedenken noodzakelijk.

Het lukt alleen om heldere afspraken te maken als een ondernemingsraad precies weet wat hij met een bepaalde afspraak wil bereiken en hoe deze moet worden geformuleerd.

Voorwaarden voor concrete afspraken

Om wél concrete afspraken te maken, waaraan u uw bestuurder vervolgens kunt houden, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

Het moet zin hebben om afspraken te maken

Het heeft alleen zin om afspraken te maken als u het in hoofdlijnen eens bent met een plan van de bestuurder. U maakt dan afspraken om een plan beter (lees: acceptabeler) te maken. Als u het op hoofdlijnen hartgrondig oneens bent met een bepaald plan, hebben afspraken weinig zin.

Zorg ervoor dat u precies weet wat u met een bepaalde afspraak wilt bereiken

U kunt om diverse redenen afspraken maken, bijvoorbeeld omdat u wilt dat bepaalde randvoorwaarden zijn vervuld vóórdat er mensen uit kunnen. Hierbij kunt u denken aan het vlekkeloos werken van nieuwe software vóór de inkrimping van de afdeling die hiermee moet gaan werken, of aan voldoen- de training voor de betrokken medewerkers.

Soms wilt u met een afspraak iets tegenhouden, bijvoorbeeld dat u wilt voorkomen dat op de afdeling personeelszaken te veel mensen moeten vertrekken, terwijl die afdeling juist bezig is om de personeels-dossiers op orde te krijgen. Ook kunt u afspraken willen maken over de evaluatie van een bepaalde maatregel, bijvoorbeeld door middel van een werknemerstevredenheidsonderzoek.

Zorg ervoor dat u weet waar het over gaat

Als u afspraken wilt maken  om  uw  doelen te realiseren, zult u heel goed moeten weten wat u van de voorliggende plannen vindt. Wat vindt u goed aan de voorstellen, wat vindt u onvoldoende uitgewerkt en wat vindt u riskant voor de mensen en de onderneming? Uw afspraken moeten daarop aansluiten. Bij ingrijpende zaken moet u hiervoor veel huiswerk doen. Dan kan het nuttig zijn om een ervaren deskundige te raadplegen.

Zorg ervoor dat de afspraken meetbaar en te evalueren zijn

U kunt iemand uitsluitend aan een afspraak houden als deze meetbaar is. Een afspraak als ‘de bestuurder komt met een scholingsplan’ is goed bedoeld, maar slecht meetbaar. Want wanneer komt dat plan? En welke elementen wil de OR in zo’n scholingsplan terugzien? Ook de afspraak dat de reorganisatie geëvalueerd zal worden en dat de bestuurder de resultaten zal terugkoppelen naar de OR, is niet goed meetbaar. Want wanneer vindt deze evaluatie plaats, en aan de hand van welke criteria? Hierover moeten van tevoren goede afspraken worden gemaakt.

Bespreek de door u voorgestane afspraken met de bestuurder vóórdat u advies uitbrengt

Maak afspraken vóórdat u advies uitbrengt. Vertel uw bestuurder waarom u deze afspraken wilt maken; geef onderbouwd aan welke zorgen u heeft. Probeert eerst om in een klein gezelschap de haalbaarheid van goede afspraken te peilen, voordat u hierover een overlegvergadering houdt. Dat bespaart iedereen gezichtsverlies. Uw bestuurder zal willen weten of hij, als u het eens wordt over de afspraken, ook een advies krijgt waarmee hij verder kan. Antwoord dan dat het in uw bedoeling ligt om een advies uit brengen waar hij uitvoer mag geven aan het besluit, maar dat dit afhangt van de mate waarin het lukt om goede afspraken te maken. De bestuurder zal vermoedelijk van zijn kant stellen dat hij alleen bereid is om afspraken te maken als die tot een positief advies leiden. Daarom moet u vóórdat u advies uitbrengt, laten weten of u de gemaakte afspraken voldoende vindt om een positief advies uit te brengen.

Uw afspraken moeten slechts voor één uitleg vatbaar zijn

Controleer of de afspraken helder en slechts voor één uitleg vatbaar zijn. Ga voor alle zekerheid met uw bestuurder in gesprek over hoe zij in verschillende situaties met een gemaakte afspraak zou omgaan en kijk of dat overeenkomt met uw bedoelingen. Leg de afspraken schriftelijk vast en laat ze goedkeuren door uw bestuurder.

Tevreden over de afspraken? dan pas adviseren

Als de gemaakte afspraken bevredigend zijn, kunt u groen licht geven voor de plannen van de bestuurder. Neem de afspraken letterlijk op in uw advies. Houd het advies zo kort mogelijk, maar vermeld hierin wel dat u dit (positieve) advies uitbrengt omdat u de gemaakte afspraken bevredigend vindt.

Ook leren om de juiste concrete afspraken te maken als OR.

Meld u aan voor de openinschrijvingscursus: Strategisch & overtuigend adviseren of neem contact met ons op. Wij zijn te bereiken onder telefoonnummer 034 46 08 201 en per email info@rdja.nl

Op de hoogte blijven?

Wilt u niets missen? Ontvang als eerste onze artikelen, praktische tip en ontvang handige gratis downloads.

Rick de Jong

06 51 034 107

Auteur van het artikel

Rick de Jong (1974) is oprichter en eigenaar van RdJ Training & Organisatie Advies. Rick is één van de gespecialiseerde adviseurs en heeft ruim 20 jaar ervaring met het adviseren en trainen van ondernemingsraden. In al die jaren heeft hij honderden ondernemingsraden bijgestaan tijdens advies- en instemmingstrajecten op allerlei terreinen, in vrijwel alle sectoren.

Gaandeweg groeide bij Rick het besef dat hij wel zijn analyses en aanbevelingen aan een OR kan voorleggen, maar dat het uiteindelijk toch van het team – en de lef van het team – afhangt of hiermee ook invloed kan worden uitgeoefend. Vanuit dit besef heeft Rick de trainingen ingericht, praktisch en meteen toepasbaar voor de specifieke situatie waarin de OR zich bevindt.

Met RdJ Training & Organisatie Advies wil hij ondernemingsraden voorzien van meer kennis, vaardigheden en lef, zodat zij hun doelstellingen kunnen realiseren..

Gerelateerde artikelen

Ondernemingsraad wilt u a.u.b. stoppen met positief adviseren…

Ondernemingsraad wilt u a.u.b. stoppen met positief adviseren…

Het adviesrecht is één van de meest wezenlijke bevoegdheden van de OR om invloed uit te oefenen op het beleid en de besluitvorming. De wet beschrijft de adviesprocedure, maar de wet schrijft niet voor hoe het advies van de ondernemingsraad eruit moet zien. Adviseren als ondernemingsraad is een vak apart. Veel ondernemers en OR-en denken dat er positief of negatief geadviseerd moet worden. Dat is niet juist. Positief en negatief adviseren brengt u in een spagaat als ondernemingsraad. Het dwingt u in wezen tot het uitspreken van een totaal oordeel met maar twee keuzes: negatief of positief. De praktijk is anders. Doorgaans begrijpt u dat er ‘iets’ moet gebeuren en kunt u zich voor een deel vinden in de voorstellen van de bestuurder. Maar veelal wilt u ook zaken anders dan de bestuurder. U wilt een advies afgeven dat recht doet aan uw genuanceerde mening.

Lees meer
OR draagt bij aan succes reorganisatie: voorkom fouten!

OR draagt bij aan succes reorganisatie: voorkom fouten!

De inbreng van uw ondernemingsraad bij een voorgenomen reorganisatie is nu belangrijker dan ooit! Wend uw invloed aan om ervoor te zorgen dat de reorganisatie in uw onderneming wél goed verloopt. Zo bespaart u uw achterban een volgende reorganisatie, die ongetwijfeld veel ingrijpender zal zijn. Om u op weg te helpen, behandelen we in dit artikel vijf cruciale fouten die bij reorganisaties worden gemaakt. Ook zullen we aangeven hoe u deze fouten kunt opsporen én wat u hiertegen kunt doen.

Lees meer
OR advies niet overgenomen? Dit zijn uw mogelijkheden!

OR advies niet overgenomen? Dit zijn uw mogelijkheden!

U heeft een goed onderbouwd advies uitgebracht. De directie gaat vervolgens in zijn definitief besluit niet in op de gestelde voorwaarden, of neemt maar drie van de zes adviezen over. Wat nu? Een beroepsprocedure bij de Ondernemingskamer is wel een hele grote stap. De OR is daarover ook sterk verdeeld. Maar wat dan? Dit artikel geeft u een aantal mogelijkheden om alsnog een groter deel van uw advies gerealiseerd te krijgen.

Lees meer
X