Stel: uw ondernemingsraad ontvangt een belangrijke adviesaanvraag. En die roept meer vragen op dan hij beantwoordt. Denk aan vragen als: “Worden de echte problemen wel aangepakt?”, ”Wat gaan ze precies doen?” en “Wat zijn de gevolgen voor de collega’s?” En hoe langer u erover nadenkt, hoe meer vragen er rijzen. Dan is het belangrijk dat u uw vragen zodanig stelt dat u zinnige antwoorden krijgt.
Hoe pakt u dat aan? dat leest u in dit artikel.
Vragen zo snel mogelijk stellen
Om te beginnen is het belangrijk dat u uw vragen zo snel mogelijk stelt. Dat vermijdt irritatie bij uw directie. U hoeft niet te wachten tot uw vragenlijst compleet is. Als u pas op het laatst met uw vragen komt, zal de directie u verwijten dat u de zaak ophoudt. En terecht!
Vijf stappen
Om ervoor te zorgen dat u zinvolle antwoorden krijgt, kunt u het stellen van uw vragen in vijf stappen gestructureerd aanpakken.
Stap 1: een rondje ‘eerste indruk’
Bij de eerste behandeling van de adviesaanvraag is het belangrijk dat de voorzitter alle leden de gelegenheid geeft om hun eerste in- druk onder woorden te brengen. Hierbij krijgt iedereen vijf minuten om zonder onderbrekingen zijn verhaal te doen. Ieder op zijn eigen manier. Het gaat om het inventariseren van ieders eerste indruk en niet om het overtuigen van elkaar.
Stap 2: de eerste inventarisatie
Het klinkt kinderachtig, maar het allerbeste kan iemand de gehele adviesaanvraag pagina voor pagina voorlezen. Op die manier weet u zeker dat iedereen alles gelezen heeft en dat zo veel mogelijk vragen ook echt vroegtijdig worden ingebracht. .[dt_quote type=”pullquote” layout=”right” font_size=”h4″ size=”3″ /dt_quote] Spreek regels af bij het stellen van vragen[/dt_quote] Er ontstaat op elke pagina discussie en een goede voorzitter brengt het gesprek steeds terug op de vragenlijst: “Oké, jij vindt dus dat het echte probleem niet wordt aangepakt, welke vragen heb je daarover?” Iemand anders noteert álle opkomende vragen op een flip-over en daarna op een laptop. Daarna worden de vragen uitgeprint en aan iedereen uitgereikt.
De regels bij het stellen van vragen
Bij het stellen van vragen gelden de volgende regels:
- Stel alleen vragen die de adviesaanvraag en de plannen kunnen verduidelijken.
- Kom niet met beschuldigingen.
- Geef geen meningen; dit doet u pas nádat alle vragen zijn beantwoord.
- Onderhandel onderling niet of een vraag wel of niet belangrijk is. Alle vragen mogen.
- Ga niet in discussie over de juiste bewoordingen van een vraag. Dat komt later wel.
Stap 3: het rubriceren van de vragen
Stel vast over welke onderwerpen de adviesaanvraag gaat. Rubriceer daarna alle genoteerde vragen per onderwerp. Doe dit rubriceren met z’n allen. Deel de nieuwe lijst weer uit.
Stap 4: een indeling maken per onderwerp
Nadat u alle vragen gerubriceerd heeft, kunt u het beste per onderwerp een indeling maken, waarbij u altijd dezelfde volgorde aanhoudt:
- de probleemstelling;
- de (negatieve) gevolgen van het probleem;
- de oplossing van het probleem;
- de gevolgen van de oplossing voor de mensen;
- de manier van implementeren.
Volgens de opbouw van uw advies
Focus u nog niet te veel op de gevolgen voor de mensen. Als u daar andere ideeën over heeft, zult u uw argumenten toch ook ontlenen aan een andere visie op de probleemstelling en de oplossing daarvan. Dus neem die vooral mee!
Deze opbouw is belangrijk omdat u ook uw advies op deze manier opbouwt:
- Zijn we het eens over waar we advies over moeten geven (de voorgenomen besluiten)?
- Zijn we het eens over de problematiek?
- Zijn we het eens over de oplossing?
- Zijn we het eens over de gevolgen voor de medewerkers?
- Zijn we het eens over de maatregelen die genomen worden om de gevolgen op te vangen?
- Of zien we onderdelen anders?
Stap 5: de puntjes op de i
De eindredactie van de vragenlijst kunt u het beste overlaten aan de secretaris, met een ander OR-lid als klankbord. Aan hen is ook de check op de volgende punten:
- Wordt er daadwerkelijk om informatie gevraagd?
- Zijn de vragen zakelijk geformuleerd?
- Staan er geen vragen twee keer in?
- Zijn de vragen duidelijk en concreet genoeg?
- Zijn alle vragen slechts voor één uitleg vatbaar?
Versturen
Als de vragenlijst klaar is, verstuurt u die naar de directie. Geef hierbij duidelijk aan dat dit een eerste, nog onvolledige, vragenlijst is én dat de antwoorden ertoe kunnen leiden dat u nieuwe vragen stelt. Vraag niet meteen om schriftelijke antwoorden, want dan is de kans groot dat u oppervlakkige antwoorden uitlokt. Als u een goede werkrelatie met uw directeur heeft, kunt u beter met hem afspreken dat hij de vragen in een overlegvergadering komt beantwoorden, waarna u zult aangeven welke vragen u alsnog op schrift wilt hebben.
Overlegvergadering
De meeste plannen worden uitgewerkt door het managementteam (MT), en niet door de directeur zelf. Hierdoor kent uw directeur vaak niet alle ins en outs. [dt_quote type=”pullquote” layout=”right” font_size=”h4″ size=”3″ /dt_quote] De directeur kent niet alle ins en outs [/dt_quote] In een overlegvergadering zal hij daarom vooral de nadruk leggen op de noodzaak van de reorganisatie én een snel advies van de OR. Hij zal de neiging hebben uw indringende vragen over de noodzaak van de reorganisatie af te wimpelen met “We moeten naar de toekomst kijken, niet naar het verleden.”
Als u echt diep op de materie wilt ingaan, kunt u dan ook beter voorstellen om de verantwoordelijke MT-leden en plannenmakers in de overlegvergadering uitleg te laten geven. Als uw directeur op zijn MT vertrouwt én de ondernemingsraad serieus neemt, zal hij op zo’n verzoek ingaan.
NIET DOEN OR
Sommige ondernemingsraden maken bij het stellen van vragen gebruik van een kant-en-klare vragenlijst die ze van internet hebben geplukt. Doe dit nooit! Want deze standaard vragenlijsten gaan maar ten dele over de situatie waarin uw onderneming zich bevindt. Bovendien zal uw directeur snel doorhebben dat u zich er met een jantje-van-leiden vanaf heeft gemaakt. En dan zal hij uiteraard weinig zin hebben om van zijn kant wel veel tijd in de beantwoording van uw vragen te steken.
Mondeling of schriftelijk
Het komt nogal voor dat de bestuurder het liefst een mondelinge toelichting geeft en uw vragen niet schriftelijk heeft beantwoord. In beginsel is het op schrift beantwoorden van uw vragen krijgen het beste. Maar soms zijn antwoorden niet geheel in woorden te vangen en is een mondelinge toelichting noodzakelijk.
Alle vragen gesteld?
Geef tijdens en aan het eind van de vergadering aan welke vragen u alsnog schriftelijk beantwoord wilt zien en dat er misschien nog meer vragen komen. Mocht u gevraagd worden wanneer u gaat adviseren, beloof dan daarop terug te komen. Geef aan dat u de antwoorden meeneemt in uw eindoordeel. Het tot u nemen van de antwoorden dient u toch in alle rust te doen. Controleer in ieder geval of u al vragen zijn gesteld en zijn beantwoord en alles correct wordt genotuleerd!
Antwoorden tellen juridisch mee
Als in de beantwoording toezeggingen worden gedaan of afspraken worden gemaakt, dan zijn deze juridisch geldend. Evenals toezeggingen en afspraken die in een brief aan de OR staan of tijdens de vergaderingen zijn genotuleerd.
Het verkrijgen van zinnige antwoorden is een kunst
Het verkrijgen van zinnige antwoorden begint met het stellen van vragen. Op basis van zinnige antwoorden kunt u iets vinden van het voorgenomen besluit. Het stellen van de juiste vragen is een belangrijk goed voor elke ondernemingsraad. In de loop der jaren hebben wij geleerd op welke wijze u het beste vragen kunt stellen om echt antwoord te krijgen. Het gaat niet alleen om de wijze waarop maar met name de inhoud van uw vragen is belangrijk om echt zinnige antwoorden te krijgen. U dient per slot van rekening te adviseren over de inhoud van het besluit.
Wilt u ook profiteren van onze ervaringen?
Dat mag en kan in een maatwerk cursus voor uw ondernemingsraad. Bel of mail ons om als OR nog beter te worden in het stellen van de juiste vragen, het echt verkrijgen zinnige antwoorden. Wij zijn te bereiken onder telefoonnummer 034 46 08 201 of info@rdja.nl
