034-4608201 contact@rdja.nl

OR aanpak van informeel overleg met de bestuurder!

14 april 2020
Werkwijze ondernemingsraad
Heb je even voor mij

De directeur wil ‘informeel overleggen’ met de ondernemingsraad. Herken het handelen van de bestuurder en de valkuilen voor de OR!

Veel OR-en voeren naast formeel overleg met hun bestuurder ook nog informeel overleg. Meestal loopt dit prima, maar informeel overleg kan ook voor problemen zorgen, vooral als u dit wordt opgedrongen door een directeur die alleen maar zijn zin wil doordrijven bij een belangrijke adviesaanvraag. Wat u dan moet doen? Ervoor zorgen dat u zélf de regels vaststelt!

Stel: uw ondernemingsraad is druk bezig een belangrijke adviesaanvraag te behandelen. Dan belt de bestuurder de voorzitter van de OR. Of u even tijd voor hem heeft. Nieuwsgierig – en ook wel een beetje gevleid – belandt u op zijn kamer. Het informeel overleg is begonnen…

 

De rol van de directeur

Stel: u bent zelf directeur. U heeft samen met het management team (MT) een plan voor een reorganisatie bedacht. U heeft de goedkeuring van de Raad van Commissarissen (RVC) al op zak. MT en RVC gaan nu rustig toekijken hoe u uw plan erdoor krijgt bij de ondernemingsraad. Maar de OR kan dwars gaan liggen, zeer kritisch zijn en het personeel mobiliseren. Dat zou niet goed zijn voor uw plan én voor uw reputatie. Dus wat doet u? U probeert het hele proces onder controle te krijgen.

Wat zou u doen als u directeur was? 

 

De smaakmakers

U wilt weten waar de weerstanden van de OR liggen én wie de smaakmakers binnen de OR zijn. Vervolgens probeert u de smaakmakers te overtuigen door hen persoonlijk te benaderen. Zó zou u het waarschijnlijk ook doen als u directeur zou zijn. U bent echter geen directeur, maar OR-lid, met andere verantwoordelijkheden. En als OR-lid moet u zich realiseren dat er – naast de vele directeuren die het goed doen – altijd wel bestuurders zijn die het spel minder prettig spelen.

 

Het minder prettige spel

Het minder prettige spel ziet er nog weleens als volgt uit. De bestuurder probeert maatjes te worden met de smaakmakers binnen de OR. Hij spreekt u persoonlijk aan en lijkt u in vertrouwen te nemen. Hij toont waardering en begrip voor uw inzet en aanpak. Vervolgens dringt hij aan op een spoedig en positief advies, want de goede werknemers dreigen weg te lopen en de klanten ook.

 

‘Geheime Ontwikkelingen?’

Als hij die toezegging niet onmiddellijk krijgt omdat u hem duidelijk maakt dat u het advies zorgvuldig wilt voorbereiden, zijn er ‘ontwikkelingen’. Die zijn niet officieel – en dus geheim – en mogen niet aan de OR verteld worden. De ‘ontwikkelingen’ zijn dat de aandeelhouder erover denkt om de aangevraagde investeringen niet te doen als de OR niet snel met een advies komt. Hij wil een gemotiveerde onderneming, zonder gezeur.

 

Informele toezegging

De directeur wil van u een uiterste datum horen waarop u met uw advies komt. Als hem dat niet lukt, probeert hij nogal eens om een deel van de plannen alvast te mogen uitvoeren. Hij kan vragen: “Mogen we de sleutelfiguren in de nieuwe organisatie alvast benoemen?”[

Informeel overleg hoort erbij

Hij probeert dan informeel een toezegging van u te krijgen. Als u hem niet tegenspreekt, blijkt hij dit later gemakkelijk als een toezegging op te vatten. Toestemming voor het uitvoeren van een detail vat hij veel breder op. Als hij onder voorwaarden toestemming heeft gekregen, zal hij de voorwaarden vergeten. Ook werkt hij met vage beloftes.

 

Moeilijke situatie

Voor de voorzitter of het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad is dit een moeilijke situatie. U voelt zich best wel gevleid dat de directie speciaal met u wil praten. Het is niet alleen maar onzin waar de directie mee komt. U krijgt het vervelende gevoel dat u tussen directie en OR in komt te staan. Toch wilt u het beste voor de mensen.

 

Hummmm…

Als u echter geen barst van de dreigementen van uw directeur gelooft, kunt u hem dat niet makkelijk in zijn gezicht zeggen. Het is ook lastig om keihard te stellen dat u geen toestemming voor onderdelen van de reorganisatie wilt geven omdat u daarmee de positie van de ondernemingsraad verzwakt. Tot slot is het ook lastig om ter plekke alle consequenties te overzien van wat er gezegd en gevraagd wordt.

 

Onvermijdelijk

Informeel overleg is – zeker in spannende situaties onder tijdsdruk – vrijwel onvermijdelijk. Er moeten dingen geregeld worden, er moet extra informatie komen én u kunt niet voor elk detail een voltallige overlegvergadering bijeenroepen. U moet als OR ook het een en ander aan het dagelijks bestuur kunnen overlaten. Sommige OR-leden zullen zeggen: “Als de directeur wat te melden heeft, komt hij dat maar aan de hele OR vertellen.” Hiermee houdt u echter niet tegen dat de directie het dagelijks bestuur bij zich roept. U kunt een gesprek met uw directeur nu eenmaal niet weigeren. Als u geen informeel overleg wilt, gebeurt dit uiteindelijk tóch als de directie het wil. Wat u wél kunt doen, is duidelijke regels stellen. Doe dat dan ook.

 

Bepaal de regels

Bepaal vooraf welke spelregels u wilt hanteren: Wie gaat het doen?” en “Wat is het mandaat?” Meestal gebeurt het informeel overleg door de voorzitter en de secretaris. Het is altijd beter om sámen te gaan. U hoort soms verschillende dingen; dan kunt u elkaar corrigeren. En het risico dat u dingen in de mond krijgt gelegd, is bij twee personen veel minder groot dan wanneer u alleen zou gaan.

Geef als OR geen mandaat om voor bepaalde zaken toestemming te geven. Niet voor het uitvoeren van delen van de reorganisatie, maar ook niet voor de mededeling dat er voldoende informatie is. Accepteer niet dat ‘geheimen’ informeel aan het dagelijks bestuur worden meegedeeld.

 

Regels mededelen

Deel in een overlegvergadering duidelijk aan de directeur mee wat de regels zijn. Maak hem duidelijk dat het de ondernemingsraad als geheel is die de besluiten neemt en dat u elk besluit schriftelijk zult mededelen om misverstanden te voorkomen. Maak hem ook duidelijk dat dit inhoudt dat het dagelijks bestuur geen toezeggingen kan doen. Zorg ervoor dat datgene wat u meedeelt ook wordt vastgelegd in de notulen of in een brief. Bij een dergelijke aanpak wordt het risico op onaangename verrassingen vrijwel nihil.

 

Heel veel succes…

 

Op de hoogte blijven?

Wilt u niets missen? Ontvang als eerste onze artikelen, praktische tip en ontvang handige gratis downloads.

Rick de Jong

06 51 034 107

Auteur van het artikel

Rick de Jong (1974) is oprichter en eigenaar van RdJ Training & Organisatie Advies. Rick is één van de gespecialiseerde adviseurs en heeft ruim 20 jaar ervaring met het adviseren en trainen van ondernemingsraden. In al die jaren heeft hij honderden ondernemingsraden bijgestaan tijdens advies- en instemmingstrajecten op allerlei terreinen, in vrijwel alle sectoren.

Gaandeweg groeide bij Rick het besef dat hij wel zijn analyses en aanbevelingen aan een OR kan voorleggen, maar dat het uiteindelijk toch van het team – en de lef van het team – afhangt of hiermee ook invloed kan worden uitgeoefend. Vanuit dit besef heeft Rick de trainingen ingericht, praktisch en meteen toepasbaar voor de specifieke situatie waarin de OR zich bevindt.

Met RdJ Training & Organisatie Advies wil hij ondernemingsraden voorzien van meer kennis, vaardigheden en lef, zodat zij hun doelstellingen kunnen realiseren..

Gerelateerde artikelen

OR draagt bij aan succes reorganisatie: voorkom fouten!

OR draagt bij aan succes reorganisatie: voorkom fouten!

De inbreng van uw ondernemingsraad bij een voorgenomen reorganisatie is nu belangrijker dan ooit! Wend uw invloed aan om ervoor te zorgen dat de reorganisatie in uw onderneming wél goed verloopt. Zo bespaart u uw achterban een volgende reorganisatie, die ongetwijfeld veel ingrijpender zal zijn. Om u op weg te helpen, behandelen we in dit artikel vijf cruciale fouten die bij reorganisaties worden gemaakt. Ook zullen we aangeven hoe u deze fouten kunt opsporen én wat u hiertegen kunt doen.

Lees meer
De ondernemingsraad (OR) wordt geheimhouding opgelegd. Wat nu? Tips om er vanaf te komen!

De ondernemingsraad (OR) wordt geheimhouding opgelegd. Wat nu? Tips om er vanaf te komen!

U heeft een overlegvergadering met uw directeur. Hij kijkt zorgelijk. Hij legt u een adviesaanvraag over een reorganisatie voor. De OR wordt geheimhouding opgelegd. U mag niks zeggen tegen uw collega’s. Maar de achterban is niet gek! en hebben echt wel door dat er iets speelt. En uw collega’s beginnen vragen te stellen. Wat nu?

In dit artikel leest u hoe u uw collega’s weer recht in de ogen kunt kijken zonder er om heen te hoeven draaien.

Lees meer
Ondernemingsraad checklist: wel of niet in een werkgroep met de directie?

Ondernemingsraad checklist: wel of niet in een werkgroep met de directie?

Als ondernemingsraad krijgt u het voorstel om zitting te nemen in de werkgroep die een reorganisatie gaat uitdenken. En dan wordt het spannend, want dat loopt binnen de OR bijna altijd uit op een felle discussie, waarbij de voor- en tegenstanders elkaar bijkans de hersens inslaan (oké, in ieder geval een heftige discussie). Wat moet u dan doen om intern de rust te bewaren? en als u zitting neemt: wat zijn dan de afspraken die u dient te maken?

Lees meer