Zorg voor een goede inwerkprocedure voor nieuwe ondernemingsraadsleden
Uw herkozen ondernemingsraad heeft enkele nieuwe leden. Zó zorgt u voor een goede inwerkprocedure! Tips voor herkozen én nieuwe leden.
De logische stoelendans
Na de OR-verkiezingen is er bijna altijd sprake van een ‘stoelendans’: één of meer OR-leden verlaten de OR en maken plaats voor nieuwe leden. De nieuwkomers worden dan door ‘de oude garde’ met open armen ontvangen en met een gloedvol betoog welkom geheten. Daarna worden de nieuwe leden zorgvuldig ingewerkt, zodat de OR al snel na de verkiezingen als een écht team functioneert.
In praktijk
Tot zover de theorie; hoog tijd voor de praktijk. Want in werkelijkheid blijven veel nieuwe OR-leden aan de zijlijn staan, zowel door eigen toedoen als door toedoen van hun meer ervaren collega’s. Hoe kunt u dit doorbreken?
Als u zelf al een tijdje meeloopt in de ondernemingsraad en het klappen van de zweep kent, zijn er met betrekking tot de nieuwkomers allerlei valkuilen waar u met open ogen in kunt (blijven) trappen.
Valkuilen voor de oudgedienden
We zullen een aantal van deze valkuilen voor oudgedienden noemen:
Sommige ‘oude’ leden kunnen de neiging hebben om tegen de nieuwkomers een beetje op te scheppen over wat ze in de vorige zittingsperiode allemaal hebben meegemaakt. Wat ze allemaal tegen de directeur hebben durven te zeggen. Anderen scheppen op over wat ze allemaal weten en met wie ze interessante contacten hebben. Niet doen!
Sommige oude leden kunnen de neiging hebben om de werkwijze van de ‘oude’ OR heilig te verklaren. Ook als die best wel voor discussie vatbaar is. Ze blokkeren daarmee de inbreng van de nieuwe leden. Ook hiervoor geldt: niet doen!
Oude leden kunnen de neiging hebben om het balletje rond te spelen. Elke vergadering wordt hetzelfde ritueel afgedraaid. Worden dezelfde discussies gevoerd tussen de oude leden onderling. Zonder dat de nieuwe leden veel kans krijgen om ook mee te doen. Als u in deze valkuil trapt, is de kans groot dat de nieuwe leden het zat worden en hun tijd gaan uitzitten. Zonde toch!
Het gevolg
Het gevolg van dit alles is dat een nieuw lid bij zichzelf denkt: “Goeiedag! Dat is allemaal veel moeilijker dan ik dacht! Het gaat me nooit lukken om deze kennisachterstand in te halen!” Grote kans dat hij alles dan stilletjes in een hoekje gaat zitten bekijken. Hij durft de oude procedures en visie niet meer ter discussie te stellen. Terwijl hij hierover misschien wel heel verfrissende ideeën heeft. Ook kan het zijn dat hij niet meer op vergaderingen verschijnt. En in het ergste geval er na een tijdje mee ophoudt.
Teleurgesteld
Als de genoemde situaties zich voordoen en de
nieuwe leden zich afzijdig houden, zit het er dik in dat u teleurgesteld in hen raakt: ”Ze doen niks!” Realiseert u zich –als oudgediende- echter dat dit dan voor een groot deel aan uzelf kan liggen. Ondanks alle goede voornemens en de beloften die u deed in de eerste cursus na de verkiezingen. En intussen heeft u dan het tegendeel bereikt van wat u wilde, namelijk meer enthousiaste mensen om het OR-werk mee te kunnen delen. Probeer het berijden van oude stokpaardjes en het voortdurend oprakelen van oude conflicten dan ook zo veel mogelijk te vermijden.
Laat uw stokpaardjes op stal
Tips voor de oudgedienden
Wat moet u dan wel doen? Hoe zorgt u ervoor dat nieuwe leden wel zo snel mogelijk goed worden ingewerkt én enthousiast blijven? De volgende 10 tips kunnen hierbij goed van pas komen. Deze tips gelden voor alle oudgediende. Maar: let op, voorzitter! U bent degene die belast is met het leiden van de vergaderingen. U zult extra alert moeten zijn om ervoor te zorgen dat de nieuwe leden niet worden weggeblazen.
Probeer de nieuwe leden het gevoel te geven dat zij welkom zijn.
- Geef de nieuwe leden de gelegenheid om zich in de eerstvolgende overlegvergadering voor te stellen aan de directie, en bereid hen daarop voor.
- Geef de nieuwelingen een ‘introductiemap’. Doe daarin een korte lijst van behandelde, afgehandelde en nog lopende zaken.
- Geef bij de lopende zaken de actiepunten aan. Let op: Laat de map alleen de belangrijkste stukken bevatten, en dus niet het hele archief.
- Betrek de nieuwkomers zo snel mogelijk bij het commissiewerk.
- Stimuleer de nieuwelingen actief om vragen te stellen tijdens de behandeling van de agendapunten.
- Geef zo goed mogelijk antwoord op alle vragen die u krijgt.
- Praat de nieuwe leden ook buiten de vergadering bij en vraag of u hen ergens mee kunt helpen (en doe dat vervolgens ook).
- Vraag de nieuwkomers naar hun mening omtrent de besproken onderwerpen en reageer daar serieus op.
- Schiet in de vergadering niet meteen alle meningen van nieuwkomers af.
- Maak een compliment als dat op zijn plaats is.
- En laat ook in de overlegvergadering gewoon merken dat de nieuwe leden een positieve bijdrage hebben geleverd.
Samen bent u verantwoordelijk voor een goede inwerkmethode
Hoe in de praktijk te brengen?
U heeft pas iets aan deze tips als u ze in de praktijk brengt. Noteer de tips daarom op een blaadje. Leg dit voor u neer tijdens de vergadering en kijk er af en toe eens op. Dat helpt! Ga bovendien na afloop van de vergadering als voorzitter even vijf minuten samen met een ander lid van het dagelijks bestuur aan tafel zitten. Evalueer of u zich aan de ‘spelregels’ heeft gehouden. Pak het lijstje erbij en vraag aan de ander of hij/zij vindt dat u de tien tips in praktijk heeft gebracht. U zult dan merken dat dit nog niet eens zo eenvoudig is! Maar als het u lukt, zult u ervaren dat de nieuwe leden al snel op een heel leuke manier meedraaien. En daar gaat het immers om!
Valkuilen voor de nieuwkomers
De mate waarin nieuwe leden snel meedraaien, hangt echter ook van henzelf af. Want ook voor hen liggen er valkuilen op de loer: Doordat u nog weinig kennis en ervaring heeft met het OR-werk, kunt u besluiten om al die vragen waarmee u zit, toch nog maar even niet te stellen. Want misschien wordt u dan wel dom gevonden of zegt u verkeerde dingen. Maar door uw brandende vragen niet te stellen, blijven bepaalde dingen voor u onduidelijk. U mist dan vaak de kern van discussies. En dan blijft u voortdurend achter de feiten aanlopen.
Het is goed mogelijk dat u in het begin liever nog geen standpunten inneemt. Want misschien blijkt uw mening wel een heel andere dan die van de gevestigde orde. Met het risico dat u in no-time ‘uit de groep ligt’. De tegenhanger is dat u vol lof over alles spreekt. Met dit zogeheten ‘pleasen’ schiet echter ook niemand iets op.
U vindt dat u onvoldoende wordt ingewerkt. Dat er onvoldoende naar u geluisterd wordt. En erover beginnen doet niet. Want u heeft het gevoel dat het bij ‘de rest’ misschien niet goed valt, en houdt u toch maar uw mond. Niet doen!
Kortom: het is niet handig om (te veel) te zwijgen uit angst dat u domme dingen zegt, en om van bepaalde dingen te zeggen dat u het ermee eens bent, terwijl u eigenlijk niet eens precies weet waar het over gaat.
Tips voor de nieuwkomers
Om er zelf voor te zorgen dat u zo snel mogelijk goed wordt ingewerkt, gelden voor nieuwe OR-leden de volgende tien tips:
- Vraag om een overzicht in steekwoorden: van de zaken die het afgelopen jaar gespeeld hebben,
van lopende zaken en van zaken die om actie vragen. - Vraag de belangrijkste stukken op die daarbij horen en vraag waar het archief is (en hoe de toegang is geregeld).
- Vraag uitleg over alle passages (in de stukken) die u nog niet begrijpt.
- Vraag uitleg over alle andere zaken (rechten, onderwerpen, gang van zaken) die u nog niet begrijpt.
- Houd uw ideeën niet voor uzelf, maar breng ze daadwerkelijk naar voren.
- Neem uitsluitend genoegen met serieuze reacties op uw ideeën.
- Als u het gevoel heeft dat u te weinig gelegenheid heeft gekregen om het woord te voeren, maak dit dan eerst kenbaar aan de OR-voorzitter. Stel hem voor om samen uw onvrede in de gehele OR bespreekbaar te maken.
- Als u het gevoel heeft dat u er maar een beetje bij hangt, maak dit dan op dezelfde manier kenbaar aan de voorzitter.
- Probeer ervoor te zorgen dat u meteen betrokken raakt bij het werk van één of meer commissies.
- Zoek contact met de andere leden en wissel ervaringen uit.
- Houd deze aandachtspunten tijdens vergaderingen goed in het oog en stel na afloop van iedere OR-vergadering vast of u voldoende heeft ‘gescoord’. En zo niet, ga dan bij uzelf te rade wat u beter zou kunnen doen.Maak bovenstaande tips bespreekbaar
De OR is een groep die langzamerhand een team wordt. U bent met zijn allen verantwoordelijk voor het ‘reilen en zeilen’ van de OR. Om ervoor te zorgen dat u met zijn allen een ‘warm welkom’ krijgt en geen ‘koude douche’, is het aan te bevelen om bovenstaande tips meteen met elkaar te delen en te bespreken. Deel dit artikel onder alle OR leden en zet het thema op de eerste volgende vergadering op de agenda.
De OR cursus als een warm welkom
Verder is het aan te bevelen om zo snel mogelijk met elkaar op cursus te gaan. Op deze manier maakt u meteen een goede start met de OR. Kunt u bovenstaande meteen meenemen tijdens de cursus naast alle andere onderwerpen om de OR snel op de rit te krijgen. De cursus voor de herkozen ondernemingsraad is daar een perfect voorbeeld van.