De meest gemaakt fouten in de som bij uitbesteding in de adviesaanvraag. De gouden aandachtspunten voor de OR.

De ondernemingsraad ontvangt een adviesaanvraag over uitbesteding. Het voorgenomen besluit wordt onderbouwd met een rekensom, die het verschil laat zien tussen de kosten vóór de uitbesteding en de kosten na de uitbesteding. Dat gat lijkt op het eerste gezicht wel erg groot! U ziet geen mogelijkheid om de werkgelegenheid van betrokken te redden. Of toch wel? In dit artikel geven wij u de handvatten om zelf te kunnen uitzoeken of het voorstel van uw bestuurder wel klopt.

Voorbeelden zijn de uitbesteding van de keuken, het magazijn, het onderhoud, de logistiek, de ICT, de beveiliging of de administratie.

Kern van de fouten

De kern van de gemaakte fouten is dat de kosten van de huidige situatie te hoog worden ingeschat en/of die van uitbesteding te laag. Door het voorstel goed op fouten te controleren, kunt u wellicht de gevolgen voor uw collega’s tot een minimum beperken. Wij geven enkele voorbeelden van fouten die uw bestuurder kan maken in zijn uitbestedingsvoorstel.

1. Bestaande kosten te hoog ingeschat

In veel gevallen worden de arbeidskosten te hoog in geschat. Medewerkers die niet, of slechts deels, voor de uit te besteden afdeling werkzaam zijn worden meegenomen in de berekening. Ook worden vaak de arbeidskosten meegerekend van vacatures die structureel niet ingevuld worden.

TIP: Kunnen wij het zelf slimmer doen

Vaak wordt “vergeten” om te kijken hoe de betreffende activiteit in eigen huis het slimst en goedkoopst georganiseerd kan worden. Daardoor wordt het verschil tussen vóór en ná de uitbesteding nog groter. Kijk dus altijd naar de verbeter mogelijkheden die zonder uitbesteding mogelijk zijn. Op deze manier kunt u de huidige kosten naar beneden krijgen.

Uitbesteding goedkoper? dat is nog maar de vraag.

 

2. Toekomstige kosten te laag ingeschat

Er wordt een contract gesloten met de partij die het werk overneemt. Er worden nogal eens taken vergeten die bij de uitbesteding horen. Die moeten dan apart worden bijbetaald. Vaak moet bijbetaald worden als een handeling vaker verricht moet worden of sneller. Vraag altijd naar het conceptcontract van de partij waar zaken mee gedaan wordt. Wat wordt er straks echt geleverd? en vergelijk deze met wat er nu geleverd wordt.

TIP: Service Level Agreement (SLA) of Dienst Verleningsovereenkomst (DVO)

Maak een compleet overzicht van de huidige activiteiten en/of dienstverlening en vergelijk dit met het uitbestedingsplan en het conceptcontract. Veelal wordt dit overeengekomen in een SLA of DVO. Daardoor vallen de kosten in de situatie ná de uitbesteding waarschijnlijk hoger uit. Zodoende wordt het verschil tussen “voor” en “na” ook kleiner. Vraag daarom naar de SLA of DVO.

3. Achterblijvende kosten vergeten

Er zijn altijd kosten die intern doorlopen, ook na uitbesteding. De kosten van ongebruikte ruimtes zoals magazijnen, keukens, enzovoorts, blijven voor een deel doorlopen als deze geen nieuwe bestemming krijgen. Als het om een grotere groep mensen gaat, dan blijven de kosten bij de ondersteunende afdelingen (zoals P&O, F&A, ICT) ook gewoon gehandhaafd. De besparing is dan niet volledig te realiseren. Let ook op de eenmalige afschrijvingen aan spullen en ruimtes die niet meer gebruikt worden! Door die kosten mee te wegen, wordt de situatie “na” weer duurder en het verschil tussen “voor” en “na” dus kleiner.

4. Bijkomende kosten worden vergeten

Het beheer van een uitbestedingscontract kost soms veel geld en kennis. Vooral bij het ICT, de technische dienst, of de logistiek. Veel werk heeft bijvoorbeeld het karakter van losse opdrachten. Die moeten dan wel gecoördineerd, geformuleerd en verleend worden door mensen die er verstand van hebben. Het opgeleverde werk moet gecontroleerd kunnen worden. Er blijven dus mensen nodig om de conditie de architectuur van de ICT-systemen, van het machinepark en logistieke coördinatie te bewaken. Die kosten komen er dus na uitbesteding nog bij en daarmee wordt het verschil tussen “voor” en “na” weer kleiner.

Verborgen diensten

Veelal worden door de afdelingen en de medewerkers diensten geleverd die niet zijn opgenomen in een formeel document. Even “Kees” bellen want die regelt het wel. Of de medewerkers helpen vaak mee als dit nodig was. Deze diensten zijn vaak niet inzichtelijk maar maken wel deel uit van de organisatie. Check als OR of er geen diensten of activiteiten worden vergeten want één ding kunnen wij u verzekeren, de uitbestede partij zal dit niet uitvoeren of tegen extra kosten.

En dan is er nog de “core” business-discussie”

De uit te besteden taak behoort volgens de bestuurder niet tot de “core business” van het bedrijf. Hiervoor zijn twee veelgebruikte argumenten.

Ten eerste:

“Een ander kan het veel beter dan wij, die is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, methoden, enzovoorts.” Dat kan op zich waar zijn, maar het is de vraag of het in jouw geval relevant is. Laat aangeven over welke kennis, innovatie en ontwikkelingen het zou gaan. Kijk vervolgens of de afdeling daar niet zelf al in kan voorzien.

Ten tweede:

“Onze mensen gaan mee naar de nieuwe werkgever. Die biedt een professionele omgeving met veel meer kansen en mogelijkheden”. In de praktijk doen die kansen zich slechts voor enkelen voor. Alle anderen worden meestal geconfronteerd met andere werktijden, functie-eisen en gezagsverhoudingen. Verdiep je daarom in de organisatie van de overnemende partij.

Som weerleggen

Kortom, laat u niet uit het veld slaan door de sommen uit de adviesaanvraag, maar ga met uw OR op onderzoek uit. Als u de som van de bestuurder kan weerleggen, wordt de kans om de uitbesteding in een reëler perspectief te plaatsen en maakt het de kans op uitbesteden een stuk kleiner. En inherent hieraan dus het behoud van uw collega’s!

Lees ook Ondernemingsraad, wees kritisch op toezeggingen in een fusie of overname!

Heeft u vragen over, krijgt u of heeft u als ondernemingsraad te maken met uitbestedingen /of outsourcing van werkzaamheden, twijfel niet en neem contact met ons op!