U wilt echt invloed met uw OR-advies en hoe bereikt u dat?
Stemt u OR adviestekst af op het doel!

Als u weleens een OR-adviestekst heeft geschreven, weet u dat dit heel lastig is. Het valt al niet mee om als ondernemingsraad tot een oordeel te komen en dan moet u dit ook nog in de vorm van een schriftelijk advies gieten. De eerste stap hierbij is om een ‘basisadvies’ te schrijven (lees ook het artikel: Ondernemingsraad wilt u a.u.b. stoppen met positief adviseren..).

Adviestekst laten aansluiten bij het doel

Daarnaast is het heel belangrijk dat uw adviestekst aansluit bij het doel van uw advies. Wat wilt u precies bereiken? In dit artikel wordt ingegaan op de verschillende doelstellingen die u met uw advies kunt hebben, en per doelstelling treft u een aantal praktische tips voor het schrijven van uw OR-adviestekst.

Weet wat u wil

Zoals gezegd, is het belangrijk om vast te stellen wat u met uw advies wilt bereiken. Als u uw achterban ervan wilt overtuigen dat er echt niet meer inzat, gebruikt u andere argumenten en een andere toonzetting dan wanneer u een aantal goede afspraken met de bestuurder wilt vastleggen en als u beslist om naar de Ondernemingskamer te gaan is deze ook weer anders.

Kortom: u moet eerst uw doelstelling bepalen! Vervolgens stemt u uw argumenten en toon af op het doel van het advies.

Vijf situaties

Als ondernemingsraad kunt u in vijf situaties terecht komen als het gaat om adviseren.

1. De OR is het eens met de bestuurder en u wilt de afspraken vastleggen.
2. De OR is het eens met de bestuurder en vergt ‘verkoop’ aan de achterban.
3. De OR is het nog niet met uw bestuurder eens, maar brengt een onderhandelingsadvies uit.
4. De OR blijft het oneens met uw bestuurder, maar u legt zich erbij neer.
5. De OR bereidt een beroep bij de Ondernemingskamer voor.

Argumenten en toon per doelstelling van uw OR advies

Hieronder treft u de situaties, het doel van het advies en de tips voor het advies.

1. De OR is het eens met de bestuurder en u wilt de afspraken vastleggen.

Doel: u wilt hem op een later moment aan de afspraken kunnen houden.

Het was al een tijdje helder, het moet gebeuren maar gelukkig vloeit er niet al te veel bloed uit. Er vinden verschuivingen plaats, iedereen behoudt zijn werk en hierover heeft duidelijke afspraken gemaakt met de bestuurder. Deze zijn uit onderhandeld, helder geformuleerd en vastgelegd. De achterban begrijpt het als geen ander en zijn tevreden over alle toezeggingen die zij hebben ontvangen.

Tips voor uw OR advies:

• In het advies verwijst u dan naar de in het voortraject gemaakte afspraken. Die moeten dan wel op papier staan. Vaak is het handig om van de gemaakte afspraken een kort lijstje te maken en dat met uw bestuurder door te spreken.
• Maak uw afspraken zo concreet mogelijk. Dus niet: ‘de bestuurder zal serieus omgaan met de herplaatsing van mensen’. In zo’n geval moet duidelijk zijn opgeschreven op welke manier de mensen worden herplaatst. Of dat hij toezeggingen heeft gedaan aan in het kader van een sociaal plan of een regeling inzake het vergoeden van salarisgaranties bij acceptatie van een lagere schaal functie.
• Maak serieuze afspraken. Het is niet echt serieus als de bestuurder belooft bij een volgende reorganisatie wel advies te vragen aan de OR. Uw bestuurder zegt daarmee dat hij zich aan de wet zal houden. Dat is natuurlijk heel fijn, maar volkomen nietszeggend. Het is ook geen concessie. U kunt als OR moeilijk trots zijn op zo’n afspraak.
• Geef een weergave van alle gemaakte afspraken tussen u en de bestuurder
• Geef een korte weergave van uw overwegingen
• Hou het advies kort en zakelijk

2. De OR is het eens met de bestuurder en vergt ‘verkoop’ aan de achterban.

Doel: u wilt uw achterban ervan overtuigen dat de voorgestelde ingreep echt noodzakelijk is en dat de sociale gevolgen voldoende worden opgevangen.

In uw hart had u liever ‘nee’ gezegd, gezien de gevolgen voor de mensen. Er kan dan wel een goed sociaal plan liggen, maar het blijft voor een werknemer verschrikkelijk om te horen dat hij wordt ontslagen. Maar wil de onderneming overleven, dan móet de voorgestelde ingreep plaatsvinden. U verwacht niet dat uw achterban enthousiast zal zijn. Misschien ziet u er zelfs wel tegenop om verantwoording af te leggen aan uw collega’s. Om uw achterban te overtuigen van de noodzaak, heeft u meerdere instrumenten tot uw beschikking. U kunt hiervoor een bijeenkomst houden, maar ook het advies gebruiken.

Tips voor uw OR advies:

• U schrijft uw advies formeel voor de bestuurder. Maar die hoeft u niet te overtuigen; u bent het immers met hem eens. Als u uw achterban wilt overtuigen, moet u dat doen door een advies te schrijven dat uw achterban overtuigt. Verspreid uw advies dus in uw organisatie. Is het voor veel mensen een ‘rotbesluit’, geef dan duidelijk aan dat u dit betreurt. Doe dat niet in directietaal, want dat komt ‘gemaakt’ over. Gebruik ook geen andere woorden dan u normaal gesproken doet. Leg op een begrijpelijke manier uit waarom dit besluit onvermijdelijk is.
• Leg zo mogelijk uit welke alternatieven u heeft onderzocht én besproken en leg uit waarom deze alternatieven niet haalbaar zijn.
  Bij een zwaar besluit zullen onder de achterban bezwaren en zorgen leven. Zorg dat u daar zo veel mogelijk een[dt_quote type=”pullquote” layout=”right” font_size=”h4″ size=”3″ /dt_quote] Gebruik geen directietaal, dat komt ‘gemaakt’ over[/dt_quote] antwoord op hebt. Ga dus in op de bezwaren en de zorgen van uw collega’s.
• Neem alle gemaakte afspraken op in het advies.
• Niet al uw collega’s zijn ‘dossiervreters’. Maak uw advies leesbaar en begrijpelijk, kom snel ter zake en laat een opsomming van alle stukken, vergaderdata en notulen achterwege althans vermeld deze pas aan het einde van uw advies.
• Laat uw conceptadvies lezen aan een collega die wat verder van de OR af staat. Ga na of hij uw tekst begrijpt. Laat uw advies ook eens lezen aan uw partner of een goede vriend.

3. De OR is het nog niet met uw bestuurder eens, maar brengt een onderhandelingsadvies uit.

Doel 1: u wilt hem laten weten dat het u ernst is en dat u erop zult blijven aandringen dat uw suggesties worden overgenomen. U wilt echter niet ‘de deur dichtgooien’ en u wilt hem een ‘escape’ bieden.
Doel 2: u wilt anderen (zoals de rvc, rvt, aandeelhouders, wethouder, mt, etc.) ertoe aanzetten om hun invloed op de bestuurder uit te oefenen.

Tips voor uw OR advies:

• Schrijf eerst uw basisadvies.
• Laat de bestuurder vervolgens zien dat het menens is. Laat zien dat u bereid bent om alle mogelijkheden in te zetten om uw standpunt te verdedigen. Doe dat in zakelijke en vastbesloten termen. Geef duidelijk aan waar de schoen wringt. Gebruik argumenten die hout snijden bij een eventueel beroep bij de Ondernemingskamer.
• Gebruik argumenten die indruk maken bij een rvt, rvc of een gemeenteraad. Benoem deze argumenten duidelijk, zodat uw bestuurder het risico ziet van sociale onrust of een procedure bij de Ondernemingskamer en bereid is om opnieuw te onderhandelen.
• Betrek uw achterban bij uw aanpak.

4. De OR blijft het oneens met uw bestuurder, maar u legt zich erbij neer.

Doel: uw achterban duidelijk maken dat u er alles aan heeft gedaan, maar dat er geen middelen zijn – ook geen juridische – om hem te overtuigen.

Tips voor uw OR advies:

• Realiseert u zich dat u advies geeft en niet eindverantwoordelijk bent. Het is uw bestuurder die de besluiten neemt en niet de OR! Als u het voorgenomen besluit toch niet kunt beïnvloeden, heeft het ook geen zin om u hier verder tegen te verzetten. Wat u gelukkig nooit kan worden afgenomen, is uw eerlijke mening. Geef die dan ook. Blijf zakelijk en hang niet het slachtoffer uit.
• Breng uw advies uit zoals we dit in het vorige artikel hebben aangegeven onder het kopje ‘basisadvies’. Maak duidelijk wat u anders had gewild dan in de adviesaanvraag is voorgesteld. Maak duidelijk dat u betreurt dat de bestuurder uw visie niet overneemt en dat u geen mogelijkheden ziet om hem te overtuigen. Verwijs eventueel naar een juridisch advies dat aangeeft dat u ook juridisch slechte kansen heeft. Geef aan dat u met uw advies de zaak afgesloten acht.
• Maak geen gebruik van de maand ‘wachttijd’. Als u toch al weet dat u niet gaat procederen, is het beroep op de wachttijd niets anders dan ‘directeurtje pesten’.

5. De OR bereidt een beroep bij de Ondernemingskamer voor.

Doel: u wilt uw bestuurder dwingen om af te zien van de uitvoering van het besluit.

Tips voor uw OR advies:

• Meestal ziet u al geruime tijd van tevoren aankomen dat u flink gaat botsen. Het is dan verstandig om een jurist in te schakelen die al vaker een procedure bij de Ondernemingskamer is gestart én zelf heeft gepleit bij de Ondernemingskamer. Hij weet immers voor welke argumenten de Ondernemingskamer gevoelig is en voor welke niet.
• Op het moment dat u een advies schrijft, weet u meestal nog niet of dat advies toch tot onderhandelingen[dt_quote type=”pullquote” layout=”right” font_size=”h4″ size=”3″ /dt_quote]U mag dus niets bekend veronderstellen en u moet álles uitleggen[/dt_quote] leidt of dat het tot een procedure komt. Ga er bij het schrijven van uw advies vanuit dat het tot een procedure komt.
• Realiseert u zich daarbij dat de Ondernemingskamer niets van uw organisatie weet. U mag dus niets bekend veronderstellen en u moet álles uitleggen, zodat een buitenstaander – in dit geval de rechter – ook begrijpt waar het over gaat. Dat is ook belangrijk omdat de Ondernemingskamer alleen reageert op de argumenten die u heeft ingebracht.
• Geef een samenvatting van uw overwegingen om negatief te adviseren. Doe dat puntig en gebruik argumenten waarvoor de Ondernemingskamer gevoelig is (en die juridisch dus houtsnijden). Denk bijvoorbeeld aan (lees het artikel: Nut van de OK)
  o Er is te weinig, geen juiste informatie gegeven.
  o Er is geen tijd geweest om te adviseren.
  o Het voorgenomen besluit is al uitgevoerd.
  o Het voorgenomen besluit is in strijd met eerdere toezeggingen.
  o Er is onduidelijk wat de gevolgen zijn voor de medewerkers.
  o Er is onduidelijk helder wat de maatregelen zijn voor het opvangen van de gevolgen.
  o Er is geen behoorlijk sociaal plan of een andere regeling.

Als u dergelijke argumenten kunt gebruiken, zet ze dan bovenaan. Het gaat bij dergelijke procedures om grote stapels papier. De partij die zijn standpunten zo beknopt mogelijk kan uiteenzetten, heeft een voorsprong bij de Ondernemingskamer.

Van vragen naar vinden, van vinden naar advies

Zo leest u dat het advies niet zomaar iets is dat u ‘even’ in een avondje kunt vervaardigen. Begin er tijdens uw adviestraject al mee. Tijdens het adviestraject zult u merken dat uw van vragen naar vinden gaat. Dit merkt u in uw eigen ondernemingsraad en als het goed is merkt u bestuurder dit ook. Het advies is het geven van uw mening. U wilt aan de bestuurder uitleggen wat de bestuurder volgens de OR met het voorgenomen besluit moet doen. Tegelijkertijd wilt u dat er naar uw advies geluisterd wordt, u wilt invloed uitoefenen en hebben.

Als u weet wat u wilt bereiken met het advies dan helpt dit om richting te geven voor de onderhandelingen en bij het schrijven van uw advies. Het advies moet geen verrassing zijn voor uw bestuurder, zo weet hij waar u voor gaat en hoever u bereid bent om te gaan.

Meld u zich nu aan voor de open inschrijvingscursus ‘Overtuigend en strategische adviseren als OR’ of behandel het onderwerp tijdens uw cursus

Het adviesrecht is een van de meest wezenlijke bevoegdheden van de ondernemingsraad. U probeert immers met uw advies invloed te hebben op belangrijke besluiten van uw bestuurder. Helaas gaat in het in de praktijk niet altijd even makkelijk. Middels uw advies wilt u afspraken maken waarmee u op te komt voor de belangen van uw collega’s en bijdraagt aan het verbeteren van de organisatie. Het advies(traject) is een belangrijk middel om dit te realiseren en in de praktijk is dit helaas niet altijd makkelijk. Wat is een goed advies, waar besta deze uit en hoe bereikt u dit. Hoe zou een goed OR-advies eruit moeten zien?

In de cursus ‘Overtuigend en strategisch adviseren’ leert u alle in en outs van het adviseren. Wat werkt in de praktijk en wat niet?  Welke invloedsmomenten zijn er tijdens het adviseren? U leert het effect van het onderhandelen voor het moment van adviseren en het maken van de juiste afspraken. U leert een goed advies te schrijven dat past bij uw situatie, uw OR en bij uw doelen.