Graag advies en wel binnen een week!

Uw dag krijgt een onverwachte wending: de bestuurder kondigt een ingrijpende reorganisatie aan en dient bij de ondernemingsraad een adviesaanvraag in, met het verzoek om binnen een week te adviseren. Zo, dat is niet niks. De adviesaanvraag gaat ook nog eens vergezeld van een dwingende tijdsplanning en de bestuurder zet de OR-leden onder druk om toch vooral haast te maken, met argumenten als: ‘als we dit niet snel doen, gaan er nóg meer mensen uit’. Wat moet u dan doen?

Emoties

Bovenstaande situatie kan bij de OR-leden nogal wat emoties losmaken. U wordt onder druk gezet door de bestuurder en dat is niet prettig. Allerlei tegenstrijdige gevoelens kunnen dan de kop opsteken (lees ook tegenstrijdige belangen onder de achterban), zoals:

• Verantwoordelijkheid ‘stel je voor dat de directie gelijk heeft en er gaan nog meer mensen uit doordat wij als OR te lang over ons advies doen; zijn wij dan als OR eigenlijk niet verantwoordelijk?
• Snelheid ‘Als we nu omwille van de snelheid ja zeggen, vindt onze achterban waarschijnlijk dat we alles hebben weggegeven. En daar hebben ze eigenlijk wel gelijk in.’
• De directie op je nek; het is lastig om een directeur van u af te houden die meteen allerlei uitspraken van u wil hebben.
• Woede: ‘als de directie eerder ingegrepen had, was zo’n zware maatregel niet nodig geweest’, ‘Wat een flutbesluit, dit lost de echte problemen helemaal niet op’, ‘Ze nemen ons niet serieus: ze willen ons oordeel binnen een week terwijl ze er zelf een half jaar over hebben gedaan.’

Extreme haast

In de praktijk blijkt dat de druk die op de OR wordt gelegd, niet bevorderlijk is voor het onderlinge overleg en de besluitvaardigheid. Binnen de OR golven de hierboven genoemde meningen en gevoelens op en neer. Bovendien vindt de één dat de OR maar gewoon in een week moet adviseren, terwijl de ander vindt dat ze zich niets van de gestelde termijn moet aantrekken en dat ze alle tijd moet nemen.

Werkelijk extreme haast komt bijna nooit voor

Houd in het achterhoofd dat het aantal gevallen waarin er werkelijk extreme haast is omdat anders het bedrijf omvalt, heel klein is. Bijvoorbeeld als de bank het krediet wil opzeggen. Als dat écht zo is, wordt dat meestal vooraf – op informele wijze – aan de OR kenbaar gemaakt.

OR, wapen je tegen een gespannen relatie met de bestuurder!

Soms is de grote haast bedoeld om een besluit er doorheen te jagen en snel een akkoord te krijgen. In die gevallen is de verstandhouding tussen bestuurder en ondernemingsraad vanaf het begin gespannen. Het is belangrijk dat u daartegen gewapend bent.

Laat u niet door de bestuurder opjagen!

U heeft daarna altijd wel twee dagen om alles eens rustig op een rijtje te zetten, ondanks het dwingende schema van de bestuurder. Het allerbelangrijkste is om in deze 48 uur geen enkele toezegging te doen. Laat de bestuurder weten dat de OR graag alle informatie tot zich neemt en dat u na 48 uur zult laten weten of u de termijn haalt en welke afspraken u wilt maken. Laat tevens weten welke faciliteiten de OR nodig heeft, zoals vrijstelling van het ‘gewone’ werk of het inschakelen van een adviseur. Ga even niet in op argumenten van de bestuurder. Zeg op alles dat u er na 48 uur op terugkomt.

De eerste 48 uur

Na de ontvangst van de adviesaanvraag is het belangrijk dat de OR zich niet laat opjagen. Het belangrijkste is dat u zich niet laat vastleggen op een termijn. Reageer als volgt: ”We zullen onze uiterste best doen om de adviesaanvraag zo snel mogelijk te behandelen, maar we kunnen u nog geen datum geven”

De wet kent geen termijn

De wet kent dan wel geen termijn maar u kunt echter niet een paar weken niets doen en dan plotseling roepen dat het u niet lukt om tijdig advies te geven, omdat de gestelde termijn niet redelijk zou zijn. U moet dus meteen aan de slag met de behandeling van de adviesaanvraag. Als de directie een nieuwe termijn stelt en u merkt dat u de termijn niet haalt, moet u dit zo snel mogelijk melden.

Wees helder

Doe geen enkele toezegging. Deze rol is wel lastig, want de ander wil voortdurend toezeggingen horen. Maar de rol kunt u eenvoudiger maken door met een duidelijk statement te komen en uzelf daaraan te houden.

Schakel een adviseur

Laat u bijstaan door iemand die uw OR door deze spannende en emotionele periode heen kan helpen en tevens de reorganisatie inhoudelijk kan beoordelen. Zoek iemand uit die vaker met dit bijltje heeft gehakt. En u begrijpt dat wij al meerdere malen met dit bijltje hebben gehakt.

Organiseer binnen 48 uur een OR overleg

Tijdens dit overleg dient u de volgende acties te ondernemen:

– Bepaal of het voorgenomen besluit werkelijk zwaar is.

– Als het probleem ingewikkeld, ingrijpend of erg emotioneel is, schakel dan een adviseur in.

– Begin met het opstellen en dien zo snel mogelijk uw eerste vragenlijst in.

– Vorm nog geen oordeel, maar organiseer eerst het proces en verzorg de benodigde faciliteiten.

– Gebruik de eerste 48 uur vooral om de ondernemingsraad te organiseren.

Een ultimatum van de directie?

Het is de directie niet toegestaan om een besluit te nemen zonder het advies van de OR. Als de bestuurder al na tien dagen zonder aankondiging het besluit uitvoert, zal de Ondernemingskamer hem in het ongelijk stellen, en moet hij alles terugdraaien. Als de directie vindt dat het te lang duurt moet ze de OR dat laten weten. Uiteindelijk moet ze de OR een brief sturen waarin zoiets staat als: “We nemen woensdag om 12.00 een besluit, ook als we uw advies niet ontvangen hebben” In dat geval kunt u het beste adviseren om het besluit niet te nemen. Een van de redenen die u dan moet aanvoeren is dat u onvoldoende tijd heeft gehad om tot een advies te komen. Dat is juridisch een sterk argument, dus wellicht dat na dat advies de termijn weer verlengd wordt. (Lees ook OR en nut van de Ondernemingskamer)

Leg u dus niet vast op een termijn voordat u absoluut zeker bent dat u dan een voldragen advies kunt uitbrengen.

Do’s tijdens de eerste 48 uur na een adviesaanvraag

• Maak meteen duidelijk dat u de eerste 48 uur wilt nadenken en in deze periode geen enkele toezegging kunt doen.
• Als de spanning groot is en het probleem ingewikkeld of erg belangrijk is, schakel dan externe hulp in.
• Als er een sociaal plan is, schakel dan de vakbonden in.
• Kom snel met uw eerste vragenset (Lees ook Hoe u zinnige antwoorden krijgt als OR door de juiste manier van vragen stellen).
• Probeer afstand te nemen van woede en andere emoties.
• Formuleer een standpunt over de verdere aanpak naar de directie.

Don’t tijdens de eerste 48 uur na een adviesaanvraag

• Leg uzelf in geen geval vast op een termijn waarbinnen u advies zult uitbrengen.
• Neem nog geen standpunten in over de inhoud van de adviesaanvraag.
• Laat u niet gek maken en/of intimideren.
• Discussieer niet te lang over alle dreigingen: ga aan de slag!

Meld u zich nu aan voor open inschrijvingscursus ‘Overtuigend en strategische adviseren als OR’.

Het adviesrecht is een van de meest wezenlijke bevoegdheden van de ondernemingsraad. U probeert immers met uw advies invloed te hebben op belangrijke besluiten van uw bestuurder. Helaas gaat in het in de praktijk niet altijd even makkelijk. Middels het advies wilt afspraken maken, op te komen voor belangen van uw collega’s, bijdragen aan het verbeteren van het besluit en een toelichting geven wat u als OR heeft gedaan. Het advies(traject) is een belangrijk middel om dit te realiseren. Maar wat is een goed advies, waar bestaat deze uit en hoe bereikt u uw doelen tijdens het adviestraject. 

Ik meld mij aan