Stel: er zijn plannen voor een reorganisatie en nu ligt er een zware adviesaanvraag bij de ondernemingsraad. U besluit een achterban bijeenkomst te houden, maar dit is niet uw dagelijks werk, dus wellicht ziet u zo’n bijeenkomst zwetend tegemoet. Want hoe pakt u dit aan? Hoe spreekt u zo’n volle zaal toe? Met deze tips weet u steun en draagvlak te creëren onder de achterban.

De gevoelens van de achterban peilen

Vaak wordt als voornaamste reden voor het houden van een achterban bijeenkomst genoemd dat u “de gevoelens van de achterban wilt peilen”. Dat klinkt mooi, maar in de praktijk heeft de OR een veel concreter doel voor ogen: het verkrijgen van steun voor uw standpunten en het creëren van een draagvlak voor een goede onderhandelingspositie ten opzichte van de directie. Hoe bereikt u dit?

Wel of niet doen?

Om te beginnen: houdt uitsluitend een achterban bijeenkomst als u zeker weet dat het onderwerp uw achterban ook echt raakt. Bijvoorbeeld bij een grote reorganisatie, een fusie of als men wil overstappen op een ander beoordelingssysteem. Maar zeker niet bij een conflict met de bestuurder over een procedurekwestie. Uw achterban is namelijk niet geïnteresseerd in een procedurekwestie maar zal u voornamelijk beoordelen op wat u voor ze heeft betekent. Met andere woorden: wat heeft u geregeld voor ze. 

Maak uw huiswerk!

Zorg er altijd voor dat u vooraf weet wat u kunt verwachten aan reacties, vragen en wensen. Loop rond in uw organisatie en leg overal uw oor te luisteren. Bereid u goed voor op mogelijke vragen; schrijf deze vooraf op en probeer het antwoord van tevoren te verzinnen. U bent dan voorbereid op wat komen gaat en hierdoor kunt u met een gerust hart aan de bijeenkomst beginnen.

Drie soorten bijeenkomsten

We kennen drie soorten achterban bijeenkomsten:

1. Startbijeenkomst
2. Eisenbijeenkomst
3. Verantwoordingsbijeenkomst

1. De startbijeenkomst

Als u er rekening mee houdt dat u onderhandelingen moet gaan voeren, organiseer dan zo vroeg mogelijk een startbijeenkomst. Hierin geeft u aan wat er speelt, hoe u een en ander gaat aanpakken én wanneer u denkt klaar te zijn. U legt in wezen uw plan van aanpak voor. Op deze wijze maakt u duidelijk dat u de belangen en zorgen van uw collega’s meeneemt in uw advisering.

De directie maakt de plannen bekend

Zorg er wel voor dat de directie de plannen bekendmaakt. Als u dit eerst als OR doet, krijgt u mogelijk te horen van de directie dat u overdrijft en dat het allemaal wel meevalt. Dit zou hij ook richting de achterban kunnen melden. In beginsel is het zijn taak om het voorgenomen besluit bekend te maken.

Aandachtspunten

We zetten nog een aantal aandachtspunten voor u op een rij:

• Neem nog geen standpunten in en laat u hiertoe ook niet verleiden. Doe geen belofte inzake het behoud van werkgelegenheid, baanbehoud.
• Geef wel duidelijk aan welke punten van belang zijn en dat u die als OR gaat onderzoeken.
• Als het gaat om een kwestie waarbij ook de vakbonden een rol gaan spelen –zoals bij een sociaal plan – geef dan aan wat de taakverdeling is tussen OR en bonden.
• Geef aan dat iedereen vragen en suggesties mag indienen.
• Geef alle aanwezigen de gelegenheid om vragen te stellen.

Schande

Tijdens een startbijeenkomst is het altijd afwachten hoe men reageert. Soms blijft het stil, maar het kan ook gebeuren dat één of meer mensen flink van leer trekken, en dingen roepen als:

• “Het is een schande”,
• “De directie snapt er niets van”,
• “We gaan op die manier naar de kloten”, etc.

Reageer hier rustig op en maak duidelijk dat u álles gaat uitzoeken. Want als u uw huiswerk heeft gedaan en uw pappenheimers kent, weet u of de ‘schanderoeper’ dit uit persoonlijke emoties doet of dat hij werkelijk ‘zegt wat de zaal denkt’.

Wit voetje halen

Dan zijn er nog de mensen zijn die wat dichter bij de directie zitten of daar een wit voetje willen halen. Van hen kunt u teksten verwachten als:

• “Dit moet écht gebeuren”,
• “De ondernemingsraad houdt de boel op”, etc

Ook hier moet u zich afvragen of zij de mening van de hele zaal vertegenwoordigen. U kent uw pappenheimers, toch.

2. Eisenbijeenkomst

Het kan gebeuren dat u tijdens de behandeling van een adviesaanvraag ontdekt dat de geplande ingreep misschien wel goed is voor de onderneming, maar niet voor de werknemers. Voordat u een eisenbijeenkomst belegd zijn de standpunten en eisen met de directie uitgewisseld.

De achterban kan een vlees verscheurend monster zijn

En u stelt vast dat de gestelde eisen niet worden overgenomen. U bent de mening toegedaan dat de eisen en afspraken die u heeft voorgelegd realistisch zijn. Dan wordt soms  –  lang niet altijd – een eisenbijeenkomst belegd. Die eisenbijeenkomst wordt meestal door de vakbonden georganiseerd, maar als de bonden niet betrokken zijn, moet de OR dit doen. In zo’n bijeenkomst vraagt u steun voor de eisen die u aan de directie wilt stellen voordat u een advies uitbrengt. 

Een vlees verscheurend monster

Let op: vraag nooit aan de achterban wat uw eisen moeten zijn! De achterban kan dan een vlees verscheurend monster worden. En als het tegenzit, zadelt men u op met een gigantisch eisenpakket waarvan u vooraf weet dat u dit er nooit doorheen krijgt. Als u dan toch alle eisen in ontvangst neemt en daarmee naar de directie gaat, krijgt u eerst bij de bestuurder het deksel op de neus en wordt u vervolgens afgebrand door uw eigen achterban.

Formuleer uw eisen

Formuleer daarom vooraf uw eisen. Deze moeten reëel en haalbaar zijn én rekening houden met de continuïteit van de onderneming. Vraag in algemene termen steun voor uw aanpak en zorg ervoor dat u zich niet te veel vastlegt omdat u anders ten opzichte van de directie geen enkele onderhandelingsruimte meer heeft.

Het principe besluit en de uitvoering

Weet goed wat u wilt ‘halen’ bij de achterban. Maak verschil in het principe besluit en de uitvoering van het besluit. Negen van de tien keer bent u het eens dat er ‘iets’ moet gebeuren en negen van de tien keer wilt u het anders zien qua uitvoering. Werkbaarheid is hierin een belangrijk woord. De vraagstelling en eisen zijn anders als u gaat voor verandering van het principe besluit dan bij de uitvoering van het besluit.

3. Verantwoordingsbijeenkomst

In de verantwoordingsbijeenkomst – die in de praktijk vaak gehouden wordt – legt u uit wat de OR gedaan heeft en wat voor advies u heeft uitgebracht. Vraag niet aan de zaal of men instemt met de tekst van uw (concept-)advies, want hiermee lokt u eindeloze discussies uit én een stapel van verlangens die niet haalbaar zijn. U heeft uw eigen verantwoordelijkheid. Verschuil u daarom nooit achter uw achterban.

De achterban bestaat niet

Veel OR-en hebben het gevoel dat hij niet veel hoort en verneem van de achterban. De achterban is doorgaans niet geïnteresseerd in procedures of abstracte zaken. Maar een grote troost; als er stront aan de knikker is dan weet men u altijd te vinden (De achterban bestaat niet het zijn belangennomaden, lees ook: tegenstrijdige belangen onder de achterban).

Meld u zich nu aan voor open inschrijvingscursus ‘Relatie opbouwen met de achterban’.

Met bovenstaande tips weet u hoe u een succesvolle achterbanbijeenkomst kunt houden. Maar er nog meer manieren om u de achterban te betrekken bij het belangrijke OR werk. Wij weten als geen ander op welke wijze u de achterban beter kunt bereiken en hoe u de achterban ‘strategisch’ kunt inzetten voor het OR-werk.