Wat kan de ondernemingsraad hebben aan een samenwerking met de Raad van Commissaris (RvC) of de Raad van Toezicht?
Uw organisatie kent een Raad van Commissaris (RvC) of een Raad van Toezicht (RvT). De Raad benoemt (en ontslaat, zo nodig) de directie, keurt de jaarrekening goed, houdt Commissaris op het bestuur en houdt toezicht op de onderneming. Maar wat heeft u daaraan als ondernemingsraad? Kunt u met de RvC/RvT samenwerken, is de RvC/RvT bereid naar u te luisteren, of luisteren ze alleen maar naar de directie? Als u ergens hun standpunt over wil horen, hoe komt u dan in contact? En hoe zorgt u dat uw punten in het overleg aan de orde komen? Het antwoord op al die vragen vindt u in dit artikel.
Raad van toezicht of Raad van Commissaris?
Als eerste de termen raad van toezicht en raad van commisaris. Beide termen komen voorbij en zijn verwant aan elkaar. Met de term raad van toezicht wordt in Nederland gebruikt op het toezichthoudende orgaan van stichtingen en verenigingen. Dit orgaan heeft in de besturing van de rechtspersoon de verantwoordelijkheid toezicht te houden op de doelrealisatie van de rechtspersoon zoals die door het bestuur wordt verwerkelijkt. Een raad van toezicht wordt in sommige gevallen ook als de raad van commissarissen aangeduid. Deze laatste term is echter gereserveerd het toezichtsorgaan van de kapitaalvennootschappen (de NV/BV). In dit artikel gebruiken we de term RvC maar deze kunt u ook vervangen door de term RvT.
Redenen om met de RvC te willen spreken
Er kunnen allerlei dingen zijn die u wilt bereiken in een gesprek met de raad van Commissaris. U wilt de relatie met de RvC verbeteren. Dat heeft u nodig om serieus genomen te worden, om invloed te kunnen uitoefenen. U wilt informatie krijgen. U wilt uw invloed gebruiken om de zorg te dragen voor een betere kwaliteit van de diensten en voor goede werkomgeving. U wilt meer aandacht voor de organisatie en minder voor het onroerend goed.
Nadelen van regulier overleg
Tweemaal per jaar dient u volgens de Wet op de ondernemingsraden overleg met uw directie hebben over de algemene gang van zaken. Bij dat overleg dient de RvC of een vertegenwoordiging van de RvC aanwezig te zijn. Dat overleg vindt echter lang niet altijd plaats en meestal beperken de leden van de RvC zich, als ze al wat zeggen, tot algemeenheden waarmee de directie ondersteund wordt. Voorts wordt de agenda van zo’n vergadering volledig bepaald door de directie. De punten die u graag zou willen bespreken komen dan ook nauwelijks aan de orde.
Hoe komt u in contact met de RvC?
De meeste Raden van Commissaris kennen een portefeuilleverdeling. Een van de leden heeft dan het overleg met de Ondernemingsraad in zijn portefeuille. Meestal is dat een persoon met een sociale achtergrond, vaak in combinatie met een behoorlijke know-how op het gebied van de dienstverlening van de organisatie. Maak in de voorbereiding van de reguliere overlegvergadering uw directeur duidelijk dat u tijdens de vergadering afspraken zou willen maken over het overleg tussen RvC en de ondernemingsraad. Vraag dan tijdens de vergadering of één van de leden het overleg met de ondernemingsraad in zijn portefeuille heeft.
Contact met de portefeuillehouder
Vraag vervolgens hoe de RvC het overleg met de OR gestalte wilt geven en wat daarin de rol van de portefeuillehouder dient te zijn. Geef de wens te kennen dat u graag eenmaal per jaar, ofzoveel als nodig mocht zijn, als OR overleg wilt hebben met de Raad van Commissaris. Als dat goed wordt gevonden vraag dan of u de agenda van die vergadering met de portefeuillehouder mag samenstellen, of in ieder geval punten mag toevoegen. Op die manier ontstaat er contact met de portefeuillehouder. In de praktijk begint een betere relatie met de RvC het beste via contact met de portefeuillehouder.
De wijze van functioneren van de RvC
Veel Raden van Commissaris zien zich zelf meer als adviseur van de directie dan als werkgever van de directie. De bevoegdheden van de RvC zijn verstrekkend. De RvC kan een directeur ontslaan, een jaarrekening of een strategisch plan afkeuren. In alle gevallen is er dan oorlog met de directeur. Dat maakt Raden van Commissaris vaak conflict mijdend en als er al een conflict dreigt te ontstaan houdt men dit zo goed mogelijk binnenkamers. Als een directeur niet goed functioneert zal een RvC deze altijd blijven verdedigen, tot aan het punt dat zijn positie onhoudbaar is geworden.
De RvC wil wel geïnformeerd worden
Goede Raden van Commissaris willen wel geïnformeerd worden over de situatie binnen de organisatie. Zij willen niet uitsluitend informatie van de directeur krijgen. Zij zullen kritiek zeker aanhoren en daar hun oordeel over hebben. Maar zij zullen u niet publiekelijk gelijk geven.
Raden van Commissaris hebben de neiging zich in overlegvergaderingen met de OR te beperken tot algemeenheden, tot het benadrukken van de noodzaak van het directiebeleid tot beschouwingen over ontwikkelingen binnen de sector. Daarbij gaan ze liever niet in op problemen binnen de organisatie. U kunt dat gedrag vermijden door de vergadering gedegen voor te bereiden.
De vergadering
Ook met een welwillende RvC kunt u gemakkelijk een voorzitter treffen die flink wat tijd nodig heeft om u uit te leggen dat wat de directie wil toch echt nodig is. Het kan voorkomen dat de voorzitter eerder weg moet of dat u om andere redenen niet aan uw punten toekomt. Blijf dan vriendelijk. Zeg in het begin van de vergadering dat u vandaag graag een aantal zaken naar voren zou willen brengen bij de verschillende agendapunten. Dat het altijd kan gebeuren dat we niet aan alles toekomen. Dat u in dat geval, hetgeen u naar voren had willen brengen, zult nazenden.
Wat moet u vooral niet doen tijdens de vergadering
Ga nooit naar een vergadering met de RvC met het idee van “misschien horen we wat”. Behandel de RvC ook niet als een klachtenbureau. Houd geen eindeloze verhalen. Verlies u niet in details. Beperk u niet tot werknemersbelangen. Maak geen bezwaar tegen de aanwezigheid van uw directeur. Hij zal er hoe dan ook bijzitten.
Wat moet u wel doen
Bedenk tevoren wat u wilt bespreken. Uw punten moeten zoveel mogelijk in het belang van de organisatie zijn. Ze moeten de RvC aanspreken. Vat uw punten op papier kernachtig samen. Wees u ervan bewust dat u in de vergadering met de RvC alleen kritiek op het beleid mag uitoefenen als u die punten eerst met uw directeur heeft besproken. Als u al kritiek geeft onderbouw deze zo mogelijk met objectief materiaal zoals een enquête, een klantentevredenheidsonderzoek, een werknemerstevredenheidsonderzoek of een onderzoek ter zake van het onderwerp zoals werkdruk onderbouwd met de gevolgen voor de organisatie. Bereid verbetervoorstellen voor.
Als u dit voorwerk heeft gedaan kunt u samen met de portefeuillehouder een agenda opstellen. Bespreek met de portefeuillehouder ook de gang van zaken tijdens de vergadering.
Achteraf en niet meteen resultaat
De RvC zal veelal niet direct een toezegging doen inzake uw punten. Misschien wilt u de toezegging dat het opgelost wordt of dat hij meteen actie zal ondernemen. Helaas, de RvC zal in de meeste gevallen reageren dat dit aan de directie is maar dat hij wel dankbaar is voor het delen van uw zorgen. De RvC zal uw mening bespreken met de directie als u er niet meer bij bent. Of de directie hierop zal acteren is afwachten maar één ding is zeker: de directie zal eerder luisteren naar de RvC dan naar de ondernemingsraad.
Binnenkort een gesprek met uw RvT Of RvC en even wat hulp nodig, contact ons
U wilt zich goed voorbereiden op het gesprek zodat uw punten echt op de agenda komen bij de RvT of RvC? Neem dan contact met ons op dan helpen we elkaar. info@rdja.nl of 034 46 08 201 of neem contact met ons op via contact.
