034-4608201 contact@rdja.nl
OR: Checklist personele gevolgen reorganisatie corona tijd

OR: Checklist personele gevolgen reorganisatie corona tijd

Het corona virus heeft impact op onze samenleving, gezondheid en saamhorigheid. Maar zeker ook op het bedrijfsleven. De gevolgen zijn in (bijna) elke sector merkbaar en de kranten staan er vol mee. De regering staat keer op keer aan de vooravond om een moeilijk besluit te nemen. Zoeken zij de balans tussen de druk van de ziekenhuizen en de economische impact.

Eén ding staat bovenwater en dat is dat vele bedrijven en instellingen tot reorganisaties zullen overgaan. U als ondernemingsraad heeft hierin een belangrijke taak te verwezenlijken. Als eerste kijkt u natuurlijk naar de nut en noodzaak van het voorgenomen besluit (maar in deze tijd zal er al snel begrip zijn voor de omstandigheden en pas op dat ‘corona’ niet het magische woord wordt om alles zomaar door te voeren). Uiteindelijk zult u zich moeten buigen over de personele gevolgen. Maar wat zijn deze nu eigenlijk? Hebben we nu een compleet beeld van de gevolgen.

Om u als ondernemingsraad op weg te helpen hebben wij een uitgebreide aandachtspuntenlijst voor u samengesteld. Op deze wijze kunt u zelf nagaan of u niets over het hoofd heeft gezien.

Hoe deze checklist gebruiken of liever gezegd een gedegen aandachtspuntenlijst

Allereerst geven we aan hoe u deze checklist/aandachtspuntenlijst het beste kunt gebruiken. Onderstaand overzicht is uitsluitend bedoeld om ervoor te zorgen dat u geen (belangrijke) onderwerpen vergeet. Het is dus geen werkplan, geen plan van aanpak, en ook geen vragenlijst voor uw directie; het is ‘slechts’ een goede hulp bij het opstellen hiervan. Na ontvangst van de adviesaanvraag is het raadzaam om eerst de onderstaande checklist langs te lopen, en te kijken welke onderwerpen voor u van toepassing kunnen zijn. Gelukkig voor u zullen dat niet álle onderwerpen in de lijst zijn. Achter elk van deze onderwerpen zit een zeer gedetailleerde checklist, die vanwege de omvang niet in dit artikel kunnen worden opgenomen. Tijdens de cursussen en adviestrajecten van RdJ training & ORganisatie Advies worden deze gedetailleerde checklists uitgereikt. 

Korte termijn en lange termijn consequenties

Dan nog een belangrijke waarschuwing. In de praktijk bevatten adviesaanvragen vaak vooral de gevolgen op korte termijn – en nauwelijks of geen consequenties op lange termijn. Bij elk onderwerp moet u zichzelf twee vragen stellen:

  1.     Welke gevolgen geeft de voorliggende adviesaanvraag aan?
  2.     Wat zijn volgens u de consequenties op termijn van bijvoorbeeld twee jaar?

Kijk uit voor vage toezeggingen

Hierbij zult u hard moeten zijn voor uzelf en uw collega’s, want sociale vangnetten moeten ook op een termijn van twee jaar nog geldig zijn. Als u zich in slaap laat sussen door vage toezeggingen (lees ook: Hoe voorkom je vage toezeggingen) , loopt u het risico dat u de langetermijnbelangen van uw collega’s ongeregeld laat. Ook loopt u het risico dat u op grond van vage toezeggingen een vangnet overbodig gaat vinden. 

Laten we beginnen met de aandachtspuntenlijst

Neemt het aantal arbeidsplaatsen (inclusief jaarcontracten, uitzendkrachten, freelancers, etc.) af of toe?

Is dit te specificeren naar:

  •     functiegroepen;
  •     afdelingen;
  •     type contracten (vaste contracten, (half)jaarcontracten, oproepkrachten, freelancers, etc.);
  •     het moment waarop wijzigingen plaatsvinden;
  •     de hoeveelheid overwerk.

Verandert de plaats waar het werk moet worden gedaan?

  •     wijziging van het aantal locaties;
  •     verhuizing van (delen van) afdelingen binnen de locaties;
  •     wisseling van standplaats;
  •     thuiswerken wordt een onderdeel van de bedrijfsvoering;
  •     detachering van personeel bij derden.

Arbeidsinhoud

Verandert de inhoud van functies? En zo ja, in welke vorm?

  •         Ontstaan er nieuwe of sterk gewijzigde functies?
  •         Worden functies vervangen door andere functies?
  •         Wijzigen de functievereisten?
  •         Wijzigen de verantwoordelijkheden in bepaalde functies? Zo ja, voor welke functies geldt dit?
  •         Wijzigt de zwaarte van de functies? Zo ja, voor welke functies geldt dit?
  •         Wijzigt de mate van gewenste flexibiliteit in functies? Zo ja, voor welke functies geldt dit?
  •         Wijzigen de rapportage lijnen?
  •         Zijn er regels waarin de overgang van de ene naar de andere functie wordt geregeld?

Vraag naar de was-wordt lijst

Een was-wordt lijst geeft inzicht in de werkelijk aanwezige personeelsbezetting, de gewenste personeelsformatie en de concreet beoogde veranderingen van het personeelsbestand. Aan de ‘was’ kant van het overzicht wordt de huidige functies en aan de ‘wordt’ kant wordt de toekomstige functies weergegeven. De huidige en toekomstige functies worden naast elkaar gepresenteerd. Op deze wijze kunt u beoordelen welke functies veranderen of zelfs verdwijnen, welke functies de directie vergeten is op te nemen. 

Is het selectiebeleid geregeld?

  • Wat is de procedure voor medewerkers die voor een nieuwe functie kiezen?
  • Wat is de procedure voor medewerkers die binnen de organisatie van baan veranderen?
  • Wat is de procedure voor medewerkers die mogelijk de organisatie moeten verlaten? (richtlijnen van het ontslagbesluit, of gaat alles via een vaststellingsovereenkomst?)

Opleidingenbeleid

  • Zijn de opleidingen afgestemd op eventuele functiewijzigingen en/of interne verandering van baan?
  • Zijn er meerdere mogelijkheden opgenomen om medewerkers te begeleiden zoals training-on-the-job, individuele begeleiding, instructies, herhalingsmomenten?
  • Op welke wijze zullen collega’s worden begeleid? Hoe geven we vorm hieraan in tijden dat we meer op afstand gaan werken?
  • Worden de doorgroeimogelijkheden in de nieuwe situatie groter of kleiner, en voor welke functies en/of functieniveaus geldt dit?

Arbeidsvoorwaarden

Zijn er veranderingen te verwachten in de rechtspositie van de cao?

  • Gaat de organisatie onder een andere cao vallen?
  • Krijgt de organisatie voor het eerst een cao?
  • Verdwijnt de cao?
  • Worden arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd?

Is de verwachting dat individuele arbeidsovereenkomsten zullen worden aangepast?

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de arbeidstijden?

  • wijziging van arbeidstijden;
  • wijziging van ploegendiensten;
  • wijziging van roosters;
  • flexibilisering van de arbeidstijden;
  • meer nadruk op thuiswerken;
  • wijziging van de regeling voor reistijden.

Zijn er veranderingen te verwachten op het gebied van functiewaardering?

  • wijziging van het bestaande functiewaarderingssysteem;
  • vervanging van het bestaande functiewaarderingssysteem;
  • het wegwerken van achterstallig onderhoud m.b.t. functiewaardering.

Zijn er veranderingen te verwachten op het gebied van de beoordeling?

  • wijziging van het beoordelingssysteem;
  • wijziging van de beoordelingscriteria;
  • koppeling van beloning aan beoordeling.

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de beloning en toeslagen?

  • financiële consequenties van eventuele functiewijzigingen;
  • wijzigingen in de hoogte van het loon;
  • wijzigingen in het beoordelingssysteem;
  • wijzigingen in ploegentoeslagen, overwerktoeslagen, gevarentoeslagen, wachttijdtoeslagen, etc.;
  • wijzigingen als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling;
  • wijzigingen in overige vergoedingen, verstrekkingen en toeslagen;
  • financiële consequenties als gevolg van gewijzigde functie, standplaats, werktijden en/of reistijden;
  • overige wijzigingen.

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot verzekeringen en pensioenen?

  • wijzigingen in de verdeling van pensioenpremies en aanspraken;
  • overgang naar een ander pensioenfonds;
  • wijzigingen in aan het pensioen gerelateerde verzekeringen;
  • eventuele overdracht van reserves;
  • wijziging overige verzekeringen.

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot kostenvergoedingen (let op! hier zijn fiscale mogelijkheden voor de ondernemer. Deze zien wij regelmatig terugkomen in de corona tijd)

Met betrekking tot het personeelshandboek: bevat dit nog zaken die niet in deze checklist staan, en zijn hier wijzigingen te verwachten?

 

Arbeidsomstandigheden

Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de arbeidsomstandigheden?

  • wijzigingen in werkplek –> thuiswerken (wordt onderdeel van de bedrijfsvoering);
  • wijzigingen in de inrichting van de werkplekken;
  • wijzigingen in de functie van het kantoor;
  • wijzigingen in lichamelijke belasting;
  • wijzigingen in geestelijke belasting;
  • wijzigingen in de mate van agressieve bejegening;
  • meer pestgedrag als gevolg van cultuurwijzigingen en cultuurverschillen.

  

Arbeidsverhoudingen

  • Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de medezeggenschapsstructuur en de faciliteiten voor de OR?
  • Zijn er veranderingen te verwachten met betrekking tot de bedrijfscultuur?
  • aansturing 

 

Opvang sociale consequenties

De opvang van consequenties gaat over het opvangen van de gevolgen uit het voorgenomen besluit. Check of de door u gevonden punten uit bovenstaande aandachtspuntenlijst worden ondervangen in een regeling of afspraken die u wilt maken met de bestuurder. 

Is er een sociaal plan nodig? Zo ja, is er een vakbond aanwezig? Neem dan contact op met de vakbond. Heeft u al een sociaal plan! check dan of deze voldoende voorziet in de gevolgen/pijnpunten voor uw collega’s. U kunt als OR aanvullende afspraken maken.

Zijn er andere maatregelen nodig om de personele gevolgen op te vangen, zonder dat een sociaal plan nodig is?
Worden bestaande regelingen aangepast bijvoorbeeld een thuiswerkregeling of de autoregeling. 

Implementatie

Is er een implementatieplan en is dat onderdeel van de adviesaanvraag?

Wordt in het implementatieplan voldoende rekening gehouden met:

  • de tijd die nodig is om nieuwe werkprocessen, structuren, tools en/of werkplekken te creëren;
  • het aanleren van een andere werkwijze, en de scholing die hiervoor nodig is;
  • de tijd en extra mensen die nodig kunnen zijn om in de nieuwe structuur en de nieuwe werkwijze te leren werken;
  • een juiste selectieprocedure;
  • een heldere communicatie, zodat iedereen weet waar hij aan toe is;
  • de wijze van (interne) verhuizing, de wijze van afscheid nemen van de oude afdeling en de wijze van verwelkomen en inwerken door de nieuwe afdeling.

Bovenstaande lijst is een selectie van gevolgen waaraan u kunt denken. Uiteraard is de lijst niet allesomvattend. Wilt u een nog uitgebreidere lijst ontvangen? Neem dan contact met ons op. Wij hopen dat de lijst zal bijdragen aan uw taak als ondernemingsraad bij het beoordelen van gevolgen bij reorganisatie.

Ondernemingsraad checklist: wel of niet in een werkgroep met de directie?

Ondernemingsraad checklist: wel of niet in een werkgroep met de directie?

Uw ondernemingsraad wordt gevraagd om met de bestuurder in een werkgroep te gaan zitten. Is dat verstandig? Bepaal het met deze checklist

Als het niet goed gaat met uw bedrijf, stelt de directie vroeg of laat vast dat een reorganisatie noodzakelijk is. Vaak krijgt u dan als ondernemingsraad het voorstel om zitting te nemen in de werkgroep die de reorganisatie gaat uitdenken. En dan wordt het spannend, want dat loopt binnen de OR bijna altijd uit op een felle discussie, waarbij de voor- en tegenstanders elkaar bij kans de hersens inslaan. Wat moet u dan doen om intern de rust te bewaren?

 

Voorstanders en tegenstanders

De voorstanders zien een uitgelezen mogelijkheid om vroegtijdig bij het beleid betrokken te raken, terwijl de tegenstanders de uitnodiging van de directie vooral zien als een poging om de OR medeplichtig te maken. De emoties kunnen dan hoog oplopen. Hoe zorgt u dat dit niet uit de hand loopt?

 

Verstandig om in de werkgroep zitting te nemen?

De voor- en tegenstanders zouden beiden wel eens gelijk kunnen hebben. De voorstanders hebben gelijk dat dit een prachtige kans kan zijn, maar de beren op de weg die de tegenstanders zien, kunnen er ook echt zijn. U kunt aan de hand van een eenvoudige checklist bepalen of het verstandig is om in de werkgroep zitting te nemen. Als u de zes vragen van deze checklist allemaal met ja kunt beantwoorden, is de belangrijkste horde genomen. Wel dient u eerst nog met de directie een aantal spelregels af te spreken. Als dat allemaal goed verloopt, zijn alle voorwaarden voor succes aanwezig en kan de werkgroep met frisse moed aan de slag!

 

De checklist bestaat uit de volgende vragen:

Zijn beide partijen bereid om hun standpunten ter discussie te stellen?

Directie en OR dienen beiden bereid te zijn om hun  standpunten  ter  discussie  te  stellen.  Als beide partijen alleen maar hun – uiteenlopende – opvattingen willen handhaven, is een werkgroep zinloos.

 

Bent u ervan overtuigd dat de directeur te vertrouwen is en bereid is om serieus met uw inbreng om te gaan?

U moet als ondernemingsraad de ervaring hebben dat uw directeur te vertrouwen is. Het mag best een spijkerharde vent zijn, als u er maar zeker van kunt zijn dat hij zich aan zijn woord houdt. En als hij een keer een brief niet beantwoordt, wordt hij daar echt niet onbetrouwbaar van. Verder is van belang dat u de ervaring heeft dat uw directeur echt aandacht besteedt aan de suggesties van de OR en er iets mee doet.

 

Is het mogelijk om afspraken te maken waarmee u voorkomt dat u in de ‘fuik’ terechtkomt?

U loopt het risico dat u niet kunt leven met het eindresultaat van de werkgroep of met de gang van zaken, maar gevangen zit omdat u hieraan immers zelf heeft meegewerkt. U zit dan in de fuik. U kunt dit dreigende gevaar voor een groot deel wegnemen door vooraf de volgende afspraken te maken:

  • Aan het eind van het traject blijft het adviesrecht gewoon van toepassing.
  • Ondernemingsraad én directie kunnen altijd uit de werkgroep stappen en terugvallen op de ‘gewone’ adviesprocedure.
  • Tijdens het functioneren van de werkgroep gaat de directie niet alvast reorganiseren. Als u deze afspraken kunt maken, is er slechts een kleine kans dat u in de geschetste fuik belandt. U kunt er in elk geval uit, als u dat wilt.

 

Bent u ervan overtuigd dat er bij gedwongen ontslagen goed gezorgd wordt voor de mensen die buiten de boot vallen?

Gelukkig gaat niet iedere reorganisatie ten koste van de werkgelegenheid. Vaak is het vragen om een sociaal plan dan ook niet nodig. Toch kan het zijn dat de situatie zo ernstig is dat u bijna zeker weet dat er wel gedwongen ontslagen vallen, en dat u in alle eerlijkheid moet concluderen dat dit ook echt nodig is. De eerste vraag die u dan van uw achterban krijgt, is of er een sociaal plan is. Als u dan moet bekennen dat u geen idee heeft wat er gebeurt met de mensen die eruit moeten, wordt u gelyncht door uw eigen achterban. En dat is dan nog terecht ook. Daarom: als u kunt weten dat er geen sociaal plan klaarligt, terwijl het er dik inzit dat er mensen ontslagen gaan worden, moet u geen zitting nemen in een werkgroep. Hierop zijn twee uitzonderingen mogelijk, namelijk als uw bedrijf altijd heel goede regelingen heeft getroffen óf als u een sterke vakbond achter u heeft staan.

 

Is het mogelijk om een aantal belangrijke spelregels af te spreken over het functioneren van de werkgroep?

Veel werkgroepjes beginnen vol enthousiasme aan hun taak, maar veranderen in no-time in leuterclubjes. Daarom moeten spelregels worden vastgelegd voor het functioneren van de werkgroep. Als dat niet lukt, moet u er niet aan beginnen. De volgende spelregels zijn erg belangrijk:

Regel 1: Voor iedereen moet duidelijk zijn wat het doel is van de werkgroep.

Regel 2: Er moet een heldere inventarisatie plaatsvinden van de op te lossen problemen. Het is erg belangrijk om overeenstemming te bereiken over wat nu eigenlijk het probleem is. Want zonder probleemdefinitie is het zinloos om te praten over oplossingen.

Regel 3: Er mag geen sprake zijn van informatieverschillen, waarbij de leden van het managementteam over meer info beschikken dan de OR-leden.

Regel 4: Er moet een duidelijk vergaderschema met een heldere agenda worden opgesteld, zodat iedereen zich goed op de besprekingen kan voorbereiden.

Regel 5: Er moeten goede notulen worden ge- maakt van het werk van de werkgroep.

Regel 6: De OR-leden moeten de informatie uit de werkgroep kunnen delen met de andere leden van de ondernemingsraad, desnoods onder geheimhouding.

 

Gaat de ondernemingsraad zelf serieus met de werkgroep om?

De OR zal zijn eigen deelname aan de werk- groep bloedserieus moeten nemen. Het zou vreemd zijn om de directie allerlei verplichtingen op te leggen en uzelf er met een jantje-van-leiden af te maken. Voor u als ondernemingsraad gelden daarom de volgende regels:

Regel 1: Vaardig mensen af die verstand van zaken hebben, hun mening durven te geven én in staat zijn om de ideeën van de OR helder over te brengen.

Regel 2: Zorg ervoor dat u als ondernemingsraad verstand krijgt van de materie waarover het in de werkgroep gaat.

Regel 3: Leg uw probleemstellingen en mogelijke oplossingen helder en gestructureerd op tafel.

Regel 4: Deze regel heeft u eerder gezien: wees bereid om uw eigen standpunten ter discussie te stellen.

Regel 5: Ga niet onderling in discussie over de vraag of OR-leden slechts als waarnemer in de werkgroep moeten gaan zitten of dat ze namens de OR spreken. Het is namelijk praktisch niet te doen om alleen maar voor waarnemer te spelen. Ze moeten gewoon kunnen mee- praten en als u geen vertrouwen in hen heeft, moet u hen niet sturen.

Regel  6 Als  de  OR-vertegenwoordigers in de werkgroep zien aankomen dat de ondernemingsraad zich absoluut niet kan vinden in de resultaten van de werkgroep, moeten zij dit melden in de werkgroep en in de OR. Iedereen weet dan alvast dat dit tot uiting zal komen in het OR-advies. Dit hoort bij eerlijk overleg.

Regel 7: Stuur niet steeds andere mensen naar de werkgroep.

Regel 8: Laat uw vertegenwoordigers in de werkgroep regelmatig verslag uitbrengen aan de OR. U kunt dan vaststellen of de werkgroep een kant opgaat waarin u zich kunt vinden.

 

Het gaat ook wel eens mis

Ondanks alle goede afspraken kan het toch misgaan. Soms wordt dit veroorzaakt  door een klunzige leiding van de werkgroep. Veel vervelender is het als de directie alvast aan het uitvoeren slaat. U krijgt hierdoor terecht het gevoel dat uw directeur de OR alleen maar als excuus-truus gebruikt en dat hij alleen tegen iedereen wil kunnen zeggen dat de OR het er- mee eens is en dat de OR overal heeft bijgezeten toen de knopen werden doorgehakt. Als hij niet op uw waarschuwing reageert kunt u maar beter terugvallen op de ontsnappingsclausule die u van tevoren heeft afgesproken, namelijk dat u zich tijdens de rit kunt terugtrekken uit de werkgroep. Er volgt dan een ‘gewone’ adviesprocedure.

 

Ultieme kans

Als u de mogelijkheid krijgt om deel te nemen aan een werkgroep, zijn er altijd veel beren op de weg. Dit kan een reden zijn om er niet aan te beginnen. Realiseert u zich echter wel dat als u tot nu toe altijd het gevoel had dat u overal te laat bij betrokken wordt en dat er niet naar u geluisterd wordt, dat dít uw ultieme kans is om dit te doorbreken!

Meer weten

Meer weten over ‘echte’ oplossingen vanuit de praktijk? of heeft u gewoon behoefte om een aantal vragen te stellen. Twijfel niet en neem vrijblijvend contact met ons op info@rdja.nl
U kunt ons bereiken onder telefoonnummer 034- 46 08 201.

Met vriendelijke groeten, Rick de Jong

 

X