034-4608201 contact@rdja.nl
Ondernemingsraad, leg uw afspraken nu eens duidelijk vast!

Ondernemingsraad, leg uw afspraken nu eens duidelijk vast!

Zó voorkomt de ondernemingsraad dat uw bestuurder onder afspraken uitkomt.

Wat doet de bestuurder eigenlijk met afspraken binnen het advies?

Tijdens een adviestraject hebben we, in een informeel gesprek aan een bestuurder gevraagd wat hij nu eigenlijk deed met een advies van zijn ondernemingsraad. Zijn openhartige antwoord luidde als volgt: “Als ik geluk heb, hebben we heldere afspraken gemaakt. Ik scheur de pagina met die afspraken uit het advies en die bewaar ik; de rest gooi ik in een la. Verder staan er in de meeste adviezen toch alleen maar ellenlange vergaderverslagen, vage aanbevelingen en verwijten. Daar kan ik niks mee. Ik wil gewoon zakelijke afspraken maken, en dan snel aan de slag.” Dat is duidelijke taal en het geeft precies weer waarop uw OR zich moet richten: het maken van heldere afspraken.

In de praktijk lukt het vaak niet om goede afspraken te maken met de bestuurder. In dit artikel geven we aan hoe dit komt én hoe u afspraken kunt maken waar u wél wat aan heeft en waaraan u uw bestuurder kunt houden.

Vage afspraken: bestuurder

Een bestuurder stuurt nogal eens opzettelijk aan op vage afspraken, omdat een vage afspraak hem maximale handelingsvrijheid geeft. Een bestuurder die belang heeft bij een vage afspraak, kan dit in het overleg met de OR eerst proberen te bereiken door vage toezeggingen te doen, zoals:

  • “Voor de meeste mensen verandert er niets.”
  • “We zullen zeer zorgvuldig naar individuele gevallen kijken.”
  • “Niemand gaat erop achteruit.”

Als de ondernemingsraad hiermee geen genoegen neemt en toch afspraken wil maken, kan de bestuurder proberen om het maken van afspraken belachelijk te maken, met teksten als:

  • “Jullie moeten niet op de stoel van de bestuurder willen zitten.”
  • “Je moet niet alles tot achter de komma willen regelen.”
  • “Jullie vertrouwen mij toch wel!”
  • “Jullie moeten je niet zo formeel opstellen.”

Als de ondernemingsraad dan nog steeds afspraken wil maken, zal de bestuurder die vaak zo vaag mogelijk houden:

  • “De bestuurder streeft ernaar om…”
  • “De bestuurder neemt mee dat…”
  • “De bestuurder gaat in principe akkoord met…”

Vage afspraken: ondernemingsraad

Ook ondernemingsraden maken zich vaak schuldig aan het maken van vage afspraken, zij het niet opzettelijk. Dit heeft onder meer de volgende oorzaken:

  • Veel mensen dus ook OR-leden denken al gauw een toezegging te horen, ook als deze nogal vaag is. Ieder mens wordt immers graag verlost van zijn ongerustheden.
  • Als een toezegging mondeling wordt gedaan, krijg je al gauw het idee dat je wantrouwen en pietluttigheid uitstraalt als je aandringt op een schriftelijke vastlegging van deze toezegging.
  • Er is moed voor nodig om aan te dringen op concrete afspraken als duidelijk is dat de bestuurder die eigenlijk niet wil. Veel OR- leden durven die confrontatie niet aan.

Voor het maken van goede afspraken is vereist dat de ondernemingsraad meedenkt over de voorstellen van de bestuurder. Bij een reorganisatie kan dit aanvoelen als ‘meedenken over snijden in eigen vlees’. Maar als u niet wilt dat er verkeerd en gevaarlijk wordt gesneden, is meedenken noodzakelijk.

Het lukt alleen om heldere afspraken te maken als een ondernemingsraad precies weet wat hij met een bepaalde afspraak wil bereiken en hoe deze moet worden geformuleerd.

Voorwaarden voor concrete afspraken

Om wél concrete afspraken te maken, waaraan u uw bestuurder vervolgens kunt houden, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

Het moet zin hebben om afspraken te maken

Het heeft alleen zin om afspraken te maken als u het in hoofdlijnen eens bent met een plan van de bestuurder. U maakt dan afspraken om een plan beter (lees: acceptabeler) te maken. Als u het op hoofdlijnen hartgrondig oneens bent met een bepaald plan, hebben afspraken weinig zin.

Zorg ervoor dat u precies weet wat u met een bepaalde afspraak wilt bereiken

U kunt om diverse redenen afspraken maken, bijvoorbeeld omdat u wilt dat bepaalde randvoorwaarden zijn vervuld vóórdat er mensen uit kunnen. Hierbij kunt u denken aan het vlekkeloos werken van nieuwe software vóór de inkrimping van de afdeling die hiermee moet gaan werken, of aan voldoen- de training voor de betrokken medewerkers.

Soms wilt u met een afspraak iets tegenhouden, bijvoorbeeld dat u wilt voorkomen dat op de afdeling personeelszaken te veel mensen moeten vertrekken, terwijl die afdeling juist bezig is om de personeels-dossiers op orde te krijgen. Ook kunt u afspraken willen maken over de evaluatie van een bepaalde maatregel, bijvoorbeeld door middel van een werknemerstevredenheidsonderzoek.

Zorg ervoor dat u weet waar het over gaat

Als u afspraken wilt maken  om  uw  doelen te realiseren, zult u heel goed moeten weten wat u van de voorliggende plannen vindt. Wat vindt u goed aan de voorstellen, wat vindt u onvoldoende uitgewerkt en wat vindt u riskant voor de mensen en de onderneming? Uw afspraken moeten daarop aansluiten. Bij ingrijpende zaken moet u hiervoor veel huiswerk doen. Dan kan het nuttig zijn om een ervaren deskundige te raadplegen.

Zorg ervoor dat de afspraken meetbaar en te evalueren zijn

U kunt iemand uitsluitend aan een afspraak houden als deze meetbaar is. Een afspraak als ‘de bestuurder komt met een scholingsplan’ is goed bedoeld, maar slecht meetbaar. Want wanneer komt dat plan? En welke elementen wil de OR in zo’n scholingsplan terugzien? Ook de afspraak dat de reorganisatie geëvalueerd zal worden en dat de bestuurder de resultaten zal terugkoppelen naar de OR, is niet goed meetbaar. Want wanneer vindt deze evaluatie plaats, en aan de hand van welke criteria? Hierover moeten van tevoren goede afspraken worden gemaakt.

Bespreek de door u voorgestane afspraken met de bestuurder vóórdat u advies uitbrengt

Maak afspraken vóórdat u advies uitbrengt. Vertel uw bestuurder waarom u deze afspraken wilt maken; geef onderbouwd aan welke zorgen u heeft. Probeert eerst om in een klein gezelschap de haalbaarheid van goede afspraken te peilen, voordat u hierover een overlegvergadering houdt. Dat bespaart iedereen gezichtsverlies. Uw bestuurder zal willen weten of hij, als u het eens wordt over de afspraken, ook een advies krijgt waarmee hij verder kan. Antwoord dan dat het in uw bedoeling ligt om een advies uit brengen waar hij uitvoer mag geven aan het besluit, maar dat dit afhangt van de mate waarin het lukt om goede afspraken te maken. De bestuurder zal vermoedelijk van zijn kant stellen dat hij alleen bereid is om afspraken te maken als die tot een positief advies leiden. Daarom moet u vóórdat u advies uitbrengt, laten weten of u de gemaakte afspraken voldoende vindt om een positief advies uit te brengen.

Uw afspraken moeten slechts voor één uitleg vatbaar zijn

Controleer of de afspraken helder en slechts voor één uitleg vatbaar zijn. Ga voor alle zekerheid met uw bestuurder in gesprek over hoe zij in verschillende situaties met een gemaakte afspraak zou omgaan en kijk of dat overeenkomt met uw bedoelingen. Leg de afspraken schriftelijk vast en laat ze goedkeuren door uw bestuurder.

Tevreden over de afspraken? dan pas adviseren

Als de gemaakte afspraken bevredigend zijn, kunt u groen licht geven voor de plannen van de bestuurder. Neem de afspraken letterlijk op in uw advies. Houd het advies zo kort mogelijk, maar vermeld hierin wel dat u dit (positieve) advies uitbrengt omdat u de gemaakte afspraken bevredigend vindt.

Ook leren om de juiste concrete afspraken te maken als OR.

Meld u aan voor de openinschrijvingscursus: Strategisch & overtuigend adviseren of neem contact met ons op. Wij zijn te bereiken onder telefoonnummer 034 46 08 201 en per email info@rdja.nl

Thuiswerken en het ‘nieuwe’ kantoor post-corona

Thuiswerken en het ‘nieuwe’ kantoor post-corona

Afgelopen maandag, 7 september 2020, hebben wij een webinar/bijeenkomst gefaciliteerd voor het MNO (Stichting MultiNationale Ondernemingsradenoverleg). Ditmaal ging de bijeenkomst over thuiswerken (post corona) en het ‘nieuwe’ kantoor. 

Casus KPN

De COR van KPN zette uiteen op welke wijze KPN gestalte geeft aan het thuiswerken en het ‘nieuwe’ kantoor en de wijze waarop de COR betrokken is. Middels een interview met Rick de Jong (RdJ Training & Organisatie Advies) werd er een mooi inkijkje gegeven achter de schermen met een duidelijke uiteenzetting waar de medezeggenschap aan zou kunnen denken bij het label thuiswerken.

 

Onderzoek onder de leden

Het MNO heeft tevens onder haar deelnemende ondernemingsraden een onderzoek gedaan naar thuiswerken. De gepresenteerde resultaten dragen bij aan waar de OR aan zou kunnen denken bij het invoeren van thuiswerken. Maar gaf ook duidelijk aan waar de medezeggenschap zich zorgen om maakt bij het fenomeen thuiswerken. Van on-boarding tot een thuiswerkregeling, van samenwerking (inclusief aansturing) tot het gemis van collega’s, van collega’s die niet thuis kunnen/willen werken tot het verplichten van thuiswerken (lees thuiswerken wordt/is onderdeel van de bedrijfsvoering).

 

(Juridische) positie van de OR

Daaropvolgend gaf Derk Domela van Bosch Advocaten een juridische uiteenzetting van het onderwerp en de positie van de medezeggenschap. De sheets maken duidelijk dat de OR een positie heeft bij de invoering van thuiswerken (al is thuiswerken als onderwerp niet instemmingsplichtig). Er zijn genoeg andere ‘haakjes’ waardoor de OR instemming en mogelijk advies kunnen claimen. Uit het onderzoek blijkt wel dat de meeste OR-en goed aangehaakt zijn.

 

Meer dan alleen een regeling

Aan het einde werd een samenvatting gegeven van het webinar, waarbij ook de bekostiging van het geheel aan de orde kwam. Vergeet niet dat naast het zorgdragen van de gezondheid en het welzijn van (uw) collega’s er ook besparingen zijn voor de onderneming/bestuurder bij het invoeren van thuiswerken (te denken aan minder vestigingen (huisvestings-vastgoedbeleid) en inkrimping althans anders vormgeven aan het wagenpark (leaseregelingen). Zet de kosten en besparingen naast elkaar is de boodschap. Thuiswerken is meer dan alleen een regeling afspreken.

 

Webinar terugkijken

Naar verwachting zal het webinar binnenkort beschikbaar zijn voor derden. Het webinar is interessant voor iedere medezeggenschap die te maken heeft of krijgt met thuiswerken als onderdeel van de bedrijfsvoering post corona (en dit zijn er volgens ons nogal wat!).

Donatie aan ons goede doel Stichting Dag Zonder Zorgen

Wij willen het bestuur van MNO bedanken voor de gelegenheid om op deze manier bij te dragen aan het versterken van OR-en. En in het bijzonder bedanken wij het bestuur (Mathi Bouts (KLM), Chris Vroonland (voormalig OR voorzitter Douwe Egberts, maar geniet nu van zijn pensioen) voor de mooie afsluiting van het webinar met geweldige (financiële) bijdrage aan ons goede doel stichting Dag Zonder Zorgen. Wij danken jullie namens alle gezinnen en het bestuur.

 

Wie is wie

MNO: De Stichting MultiNationale Ondernemingsradenoverleg fungeert als samenwerkingsorgaan en kenniscentrum en bevordert een professionele medezeggenschap bij de aangesloten (Centrale) Ondernemingsraden. 50-tal ondernemingsraden van multinationale organisaties bij het MNO aangesloten die tien verschillende branches representeren. We vertegenwoordigen een enorme achterban van ruim 600.000 werknemers in Nederland en zijn verbonden met meer dan vier miljoen werknemers wereldwijd. www.stichting-mno.nl

 

RdJ Training & Organisatie Advies, voor actieve ondernemingsraden:

Alle teamleden van RdJ Training & Organisatie Advies hebben dezelfde passie: eraan bijdragen dat u als ondernemingsraad daadwerkelijk invloed heeft op het organisatiebeleid en op de arbeidsvoorwaarden en dat u als team daarbij uw achterban op een serieuze en effectieve manier vertegenwoordigt. Onze diensten zijn dus meer dan een optelsom van advisering, begeleiding, trainingen, cursussen en coaching. Door de chemie en de ‘onzichtbare’ samenhang van onze diensten zult u merken dat u daadwerkelijke invloed weet te realiseren in praktijk. 

 

Bosch Advocaten:

Dertig jaar geleden was Bosch Advocaten één van de eerste kantoren in Nederland die de keus maakte om zich te specialiseren in het arbeids- en medezeggenschapsrecht. Wij bouwen hierop voort met Lelijveld & Domela Nieuwenhuis. Wij helpen bedrijven, ondernemingsraden en individuen. Wij werken voor en met mensen. Wij geloven in de kracht van korte lijnen. Wij nemen de tijd om te luisteren. Wij zijn duidelijk, degelijk, en precies. Wij bieden oplossingen voor complexe problemen. En wij doen het snel. www.boschadvocaten.nl

 

Verdere vragen

Heeft u nog vragen dan kunt u ons altijd bereiken.

Voor al uw OR trainingen & opleidingen en contra expertise

www.rdja.nl ,
contact@rdja.nl
034-4608201
Rechtstreeks
Rick de Jong
06 5103 4107
Rick@rdja.nl

X