034-4608201 contact@rdja.nl
Zorg voor een goede inwerkprocedure voor nieuwe ondernemingsraadsleden

Zorg voor een goede inwerkprocedure voor nieuwe ondernemingsraadsleden

Uw herkozen ondernemingsraad heeft enkele nieuwe leden. Zó zorgt u voor een goede inwerkprocedure! Tips voor herkozen én nieuwe leden.

De logische stoelendans

Na de OR-verkiezingen is er bijna altijd sprake van een ‘stoelendans’: één of meer OR-leden verlaten de OR en maken plaats voor nieuwe leden. De nieuwkomers worden dan door ‘de oude garde’ met open armen ontvangen en met een gloedvol betoog welkom geheten. Daarna worden de nieuwe leden zorgvuldig ingewerkt, zodat de OR al snel na de verkiezingen als een écht team functioneert.

In praktijk

Tot zover de theorie; hoog tijd voor de praktijk. Want in werkelijkheid blijven veel nieuwe OR-leden aan de zijlijn staan, zowel door eigen toedoen als door toedoen van hun meer ervaren collega’s. Hoe kunt u dit doorbreken?

Als u zelf al een tijdje meeloopt in de ondernemingsraad en het klappen van de zweep kent, zijn er met betrekking tot de nieuwkomers allerlei valkuilen waar u met open ogen in kunt (blijven) trappen.

Valkuilen voor de oudgedienden

We zullen een aantal van deze valkuilen voor oudgedienden noemen:
Sommige ‘oude’ leden kunnen de neiging hebben om tegen de nieuwkomers een beetje op te scheppen over wat ze in de vorige zittingsperiode allemaal hebben meegemaakt. Wat ze allemaal tegen de directeur hebben durven te zeggen. Anderen scheppen op over wat ze allemaal weten en met wie ze interessante contacten hebben. Niet doen!

Sommige oude leden kunnen de neiging hebben om de werkwijze van de ‘oude’ OR heilig te verklaren. Ook als die best wel voor discussie vatbaar is. Ze blokkeren daarmee de inbreng van de nieuwe leden. Ook hiervoor geldt: niet doen!
Oude leden kunnen de neiging hebben om het balletje rond te spelen. Elke vergadering wordt hetzelfde ritueel afgedraaid. Worden dezelfde discussies gevoerd tussen de oude leden onderling. Zonder dat de nieuwe leden veel kans krijgen om ook mee te doen. Als u in deze valkuil trapt, is de kans groot dat de nieuwe leden het zat worden en hun tijd gaan uitzitten. Zonde toch!

Het gevolg

Het gevolg van dit alles is dat een nieuw lid bij zichzelf denkt: “Goeiedag! Dat is allemaal veel moeilijker dan ik dacht! Het gaat me nooit lukken om deze kennisachterstand in te halen!” Grote kans dat hij alles dan stilletjes in een hoekje gaat zitten bekijken. Hij durft de oude procedures en visie niet meer ter discussie te stellen. Terwijl hij hierover misschien wel heel verfrissende ideeën heeft. Ook kan het zijn dat hij niet meer op vergaderingen verschijnt. En in het ergste geval er na een tijdje mee ophoudt.

Teleurgesteld

Als de genoemde situaties zich voordoen en de
nieuwe leden zich afzijdig houden, zit het er dik in dat u teleurgesteld in hen raakt: ”Ze doen niks!” Realiseert u zich –als oudgediende- echter dat dit dan voor een groot deel aan uzelf kan liggen. Ondanks alle goede voornemens en de beloften die u deed in de eerste cursus na de verkiezingen. En intussen heeft u dan het tegendeel bereikt van wat u wilde, namelijk meer enthousiaste mensen om het OR-werk mee te kunnen delen. Probeer het berijden van oude stokpaardjes en het voortdurend oprakelen van oude conflicten dan ook zo veel mogelijk te vermijden.

Laat uw stokpaardjes op stal

Tips voor de oudgedienden

Wat moet u dan wel doen? Hoe zorgt u ervoor dat nieuwe leden wel zo snel mogelijk goed worden ingewerkt én enthousiast blijven? De volgende 10 tips kunnen hierbij goed van pas komen. Deze tips gelden voor alle oudgediende. Maar: let op, voorzitter! U bent degene die belast is met het leiden van de vergaderingen. U zult extra alert moeten zijn om ervoor te zorgen dat de nieuwe leden niet worden weggeblazen.
Probeer de nieuwe leden het gevoel te geven dat zij welkom zijn.

  • Geef de nieuwe leden de gelegenheid om zich in de eerstvolgende overlegvergadering voor te stellen aan de directie, en bereid hen daarop voor.
  • Geef de nieuwelingen een ‘introductiemap’. Doe daarin een korte lijst van behandelde, afgehandelde en nog lopende zaken.
  • Geef bij de lopende zaken de actiepunten aan. Let op: Laat de map alleen de belangrijkste stukken bevatten, en dus niet het hele archief.
  • Betrek de nieuwkomers zo snel mogelijk bij het commissiewerk.
  • Stimuleer de nieuwelingen actief om vragen te stellen tijdens de behandeling van de agendapunten.
  • Geef zo goed mogelijk antwoord op alle vragen die u krijgt.
  • Praat de nieuwe leden ook buiten de vergadering bij en vraag of u hen ergens mee kunt helpen (en doe dat vervolgens ook).
  • Vraag de nieuwkomers naar hun mening omtrent de besproken onderwerpen en reageer daar serieus op.
  • Schiet in de vergadering niet meteen alle meningen van nieuwkomers af.
  • Maak een compliment als dat op zijn plaats is.
  • En laat ook in de overlegvergadering gewoon merken dat de nieuwe leden een positieve bijdrage hebben geleverd.
Samen bent u verantwoordelijk voor een goede inwerkmethode

Hoe in de praktijk te brengen?

U heeft pas iets aan deze tips als u ze in de praktijk brengt. Noteer de tips daarom op een blaadje. Leg dit voor u neer tijdens de vergadering en kijk er af en toe eens op. Dat helpt! Ga bovendien na afloop van de vergadering als voorzitter even vijf minuten samen met een ander lid van het dagelijks bestuur aan tafel zitten. Evalueer of u zich aan de ‘spelregels’ heeft gehouden. Pak het lijstje erbij en vraag aan de ander of hij/zij vindt dat u de tien tips in praktijk heeft gebracht. U zult dan merken dat dit nog niet eens zo eenvoudig is! Maar als het u lukt, zult u ervaren dat de nieuwe leden al snel op een heel leuke manier meedraaien. En daar gaat het immers om!

Valkuilen voor de nieuwkomers

De mate waarin nieuwe leden snel meedraaien, hangt echter ook van henzelf af. Want ook voor hen liggen er valkuilen op de loer: Doordat u nog weinig kennis en ervaring heeft met het OR-werk, kunt u besluiten om al die vragen waarmee u zit, toch nog maar even niet te stellen. Want misschien wordt u dan wel dom gevonden of zegt u verkeerde dingen. Maar door uw brandende vragen niet te stellen, blijven bepaalde dingen voor u onduidelijk. U mist dan vaak de kern van discussies. En dan blijft u voortdurend achter de feiten aanlopen.

 

Het is goed mogelijk dat u in het begin liever nog geen standpunten inneemt. Want misschien blijkt uw mening wel een heel andere dan die van de gevestigde orde. Met het risico dat u in no-time ‘uit de groep ligt’. De tegenhanger is dat u vol lof over alles spreekt. Met dit zogeheten ‘pleasen’ schiet echter ook niemand iets op. 

U vindt dat u onvoldoende wordt ingewerkt. Dat er onvoldoende naar u geluisterd wordt. En erover beginnen doet niet. Want u heeft het gevoel dat het bij ‘de rest’ misschien niet goed valt, en houdt u toch maar uw mond. Niet doen!

Kortom: het is niet handig om (te veel) te zwijgen uit angst dat u domme dingen zegt, en om van bepaalde dingen te zeggen dat u het ermee eens bent, terwijl u eigenlijk niet eens precies weet waar het over gaat.

Tips voor de nieuwkomers

Om er zelf voor te zorgen dat u zo snel mogelijk goed wordt ingewerkt, gelden voor nieuwe OR-leden de volgende tien tips:

 

  • Vraag om een overzicht in steekwoorden: van de zaken die het afgelopen jaar gespeeld hebben,
    van lopende zaken en van zaken die om actie vragen.
  • Vraag de belangrijkste stukken op die daarbij horen en vraag waar het archief is (en hoe de toegang is geregeld).
  • Vraag uitleg over alle passages (in de stukken) die u nog niet begrijpt.
  • Vraag uitleg over alle andere zaken (rechten, onderwerpen, gang van zaken) die u nog niet begrijpt.
  • Houd uw ideeën niet voor uzelf, maar breng ze daadwerkelijk naar voren.
  • Neem uitsluitend genoegen met serieuze reacties op uw ideeën.
  • Als u het gevoel heeft dat u te weinig gelegenheid heeft gekregen om het woord te voeren, maak dit dan eerst kenbaar aan de OR-voorzitter. Stel hem voor om samen uw onvrede in de gehele OR bespreekbaar te maken.
  • Als u het gevoel heeft dat u er maar een beetje bij hangt, maak dit dan op dezelfde manier kenbaar aan de voorzitter.
  • Probeer ervoor te zorgen dat u meteen betrokken raakt bij het werk van één of meer commissies.
  • Zoek contact met de andere leden en wissel ervaringen uit.
  • Houd deze aandachtspunten tijdens vergaderingen goed in het oog en stel na afloop van iedere OR-vergadering vast of u voldoende heeft ‘gescoord’. En zo niet, ga dan bij uzelf te rade wat u beter zou kunnen doen.Maak bovenstaande tips bespreekbaar

De OR is een groep die langzamerhand een team wordt. U bent met zijn allen verantwoordelijk voor het ‘reilen en zeilen’ van de OR. Om ervoor te zorgen dat u met zijn allen een ‘warm welkom’ krijgt en geen ‘koude douche’, is het aan te bevelen om bovenstaande tips meteen met elkaar te delen en te bespreken. Deel dit artikel onder alle OR leden en zet het thema op de eerste volgende vergadering op de agenda.

De OR cursus als een warm welkom

Verder is het aan te bevelen om zo snel mogelijk met elkaar op cursus te gaan. Op deze manier maakt u meteen een goede start met de OR. Kunt u bovenstaande meteen meenemen tijdens de cursus naast alle andere onderwerpen om de OR snel op de rit te krijgen. De cursus voor de herkozen ondernemingsraad is daar een perfect voorbeeld van.

Vergaderen als ondernemingsraad: een effectieve aanpak

Vergaderen als ondernemingsraad: een effectieve aanpak

Vergaderen als ondernemingsraad: Een effectieve vergadering, wie wil dat nu niet!

U kent het misschien wel: na afloop van een OR- of overlegvergadering stelt u geërgerd vast dat weer niet alles uit de vergadering is gehaald wat u voor ogen had. U ergerde zich misschien aan een collega die steeds weer over hetzelfde begon, en aan een andere collega die iedereen voortdurend in de rede viel. En misschien ergerde u zich ook aan de voorzitter, die maar niet ingreep. Wat ook kan, is dat u zelf voorzitter bent en u ergert aan het gedrag van sommige van uw collega-ondernemingsraadsleden.

In dit artikel krijgt u een groot aantal tips om wél effectief te vergaderen. Dit is de aanpak voor het dagelijks bestuur, ondernemingsraadsleden, voorzitter en secretaris!

Drie categorieën problemen

Er zijn drie categorieën problemen die de effectiviteit van vergaderingen kunnen verzieken:

  1. problemen met de aanpak van de voorzitter;
  2. problemen met de wijze van notuleren door de secretaris;
  3. problemen met het gedrag van de deelnemers aan de vergadering (de OR-leden).

1. Problemen bij de voorzitter

De voorzitter van de (OR-)vergadering maakt ook wel eens fouten:

Met betrekking tot de agenda

  • Hij werkt met een agenda met te veel agendapunten, zodat niet alle punten aan bod komen.
  • Hij let niet op de tijd, zodat de agenda niet kan worden afgewerkt.
  • Hij vergeet de belangrijkste punten eerst te behandelen.
  • Hij maakt niet duidelijk wat hij ( per agendapunt ) verwacht: informatie uitwisselen, brainstormen, meningen inventariseren of besluiten nemen.

Met betrekking tot de besluitvorming

  • Hij probeert vooral zijn eigen mening door te drukken.
  • Hij inventariseert de verschillende meningen niet voldoende.
  • Hij laat de vergadering in eindeloze rondjes draaien.
  • Hij vat de verschillende standpunten niet samen.
  • Hij doet geen voorstellen om tot een gemeenschappelijke conclusie te komen; het gevolg hiervan is dat er geen gedragen besluit wordt genomen.
  • Hij stelt geen besluiten en acties vast, zodat niemand weet of er iets is besloten (laat staan wát er is besloten) en het onderwerp ‘doodvalt’.

Met betrekking tot het gedrag van deelnemers aan de vergadering

  • Hij durft niet in te grijpen als mensen zich misdragen.
  • Hij durft mensen niet af te kappen.
  • Hij geeft mensen het woord terwijl anderen zich veel eerder hebben gemeld.
  • Hij laat sommige mensen helemaal niet aan het woord.

2. Probleem bij de secretaris

Een probleem kan ook ontstaan bij de secretaris, namelijk als hij de afspraken niet op een duidelijke wijze notuleert en rondstuurt, zodat de ondernemingsraad en zijn leden niet precies weten wat er is afgesproken. Of nog erger wat er van hen verwacht wordt.

3. Problemen bij de deelnemers

Bij de deelnemers aan een vergadering kan het onder meer gaan om de volgende zaken:

  • vooraf de stukken niet lezen, en daardoor de vergadering vertragen doordat alles moet worden uitgelegd (staat in de top 5 van vergader ergernissen onder ondernemingsraden);
  • niet naar de ander luisteren, en niet ingaan op wat de ander zegt (staat in de top 5 van vergader ergernissen onder ondernemingsraden);
  • mensen niet laten uitspreken, maar gewoon door hen heen toeteren (staat in de top 5 van vergader ergernissen onder ondernemingsraden);
  • voortdurend aandacht vragen voor je eigen emoties;
  • voortdurend roepen dat alles wat de directie wil een schande is, zonder erover te willen nadenken hoe problemen zouden kunnen worden opgelost;
  • de leiding willen overnemen van de voorzitter;
  • elke vergadering en elk agendapunt aangrijpen om oude onderlinge vetes uit te vechten (staat in de top 5 van vergader ergernissen onder ondernemingsraden);
  • niet op tijd komen;
  • geen reactie/input gegeven op een agendapunt terwijl dit voorafgaand van de vergadering is gevraagd;
  • ongeïnteresseerd gaan zitten sms’en, met de laptop aan de gang (staat in de top 5 van vergader ergernissen onder ondernemingsraden).

Gouden tips voor de ondernemingsraad voorzitter

Als u ondernemingsraad voorzitter bent en de bovengenoemde problemen wilt voorkomen, kunt u de volgende tips ter harte nemen:

Met betrekking tot de agenda

  1. Stel een duidelijke vergaderagenda. Tracht in te schatten hoeveel tijd u nodig heeft, en zet de belangrijkste punten voorop.
  2. Stel per agendapunt vast of u informatie wilt uitwisselen, wilt brainstormen of een besluit wilt nemen.
  3. Bedenk hoe u de dingen wilt gaan uitleggen, welke vragen en standpunten u kunt verwachten en hoe u daarmee Bereid u goed voor op de vergadering, en doe dit samen met de andere leden van het dagelijks bestuur.
  4. Geef bij elk agendapunt een korte introductie:
    • Waarom staat het punt op de agenda?
    • Wat wilt u met dit agendapunt bereiken? Wilt u informatie uitwisselen, brainstormen of een besluit nemen?
    • Wat wordt de werkwijze om het punt te behandelen. Rondje zonder discussie, voor en tegens verzamelen, presentatie van de bestuurder et cetera

Met betrekking tot het gedrag van de deelnemers aan de vergadering

  1. Zorg ervoor dat voor iedereen duidelijk is waaraan hij zich te houden heeft tijdens een ver Bespreek dit bijvoorbeeld tijdens een cursus.
  2. Als de regels toch niet duidelijk zijn en u merkt dat u de vergadering niet in de hand heeft, zet de regels dan als apart punt op de agenda van de volgende ver
  3. Als iemand zich ( als de regels wel duidelijk zijn ) tijdens de vergadering niet aan de regels houdt, wijs hem hier dan Trekt hij zich daar niets van aan – wat nogal eens voorkomt – wijs hem dan op de gemaakte afspraken. Maak duidelijk dat hij persoonlijk akkoord is gegaan met de regels. Als hij structureel blijft dwarsliggen, probeer hem dit dat in een persoonlijk gesprek duidelijk te maken. Helpt dit niet, kaart het probleem dan aan tijdens een cursus.
  4. Durf tijdens de discussie ook aan te geven wanneer iemand ‘buiten de orde’

Met betrekking tot de besluitvorming

  1. Let erop dat iedereen die aangeeft iets te willen zeggen, ook daadwerkelijk aan het woord komt – én in de juiste volgor Zorg ervoor dat de spreker niet wordt overschreeuwd.
  2. Vat de verschillende standpunten (als die er zijn) kort samen.
  3. Doe voorstellen om standpunten bij elkaar te brengen.
  4. Schrijf de kern van de samenvattingen voor uzelf op, en noteer kernachtig alle genomen besluiten.
  5. Moet er een besluit worden genomen, check dan of er een ruime meerderheid. Zo niet, stel het besluit dan uit. Is dit laatste niet mogelijk, breng het besluit dan in stemming.
  6. Herhaal aan het eind van de vergadering alle besluiten en Zorg dat u bij elk besluit een actie vaststelt, zodat iedereen weet wat hij moet doen en wanneer dit moet zijn gebeurd. Gebruik hiervoor uw notities. Laat u zo nodig aanvullen door de secretaris. Controleer tevens of de secretaris alle besluiten en vervolgacties goed heeft genotuleerd.

Met betrekking tot uw eigen gedrag

  1. Schrijf uw eigen verbeterpunten op; iedereen maakt immers fouten. Vraag daarnaast gericht om feedback van een vertrouwd persoon uit de OR. Vraag hem/haar of u uw gebruikelijke fouten heeft gemaakt, en of het beter ging dan de vorige keer. Het maakt een voorzitter niet zwak als hij zijn fouten toegeeft. Integendeel: het legitimeert u om ook anderen op hun fouten aan te spreken.

Gouden tips voor de secretaris

  1. Zorg dat de leden op tijd over de agenda en de stukken beschikken; dat kan veel ergernis voorkomen.
  2. Denk mee met de voorzitter bij het opstellen van de agenda.
  3. Help uw voorzitter onthouden dat hij tijdens de vergadering een besluitenlijstje en een actielijstje moet bijhouden.
  4. Noteer tijdens de vergadering alle besluiten en acties.
  5. Vraag de voorzitter aan het eind van de vergadering om de besluiten nog even samen te vatten, als dit nodig is.
  6. Maak snel de notulen en vermeld daarin de besluiten- en actielijstjes.
  7. Verstuur de notulen snel; doet u dit niet, dan verdwijnen de resultaten van de vergadering naar de achtergrond.

Gouden tips voor de ondernemingsraadsleden

  1. Houdt u aan de afgesproken regels.
  2. Als u zaken op de agenda wilt hebben, meld dit dan bij de voorzitter of de secretaris.
  3. Lees de u toegezonden stukken en probeert u zich alvast een mening te vormen over de belangrijkste punten.
  4. Ga niet zitten sms’en of internetten, en ga ook niet met uw laptop aan de gang.
  5. Zet uw telefoon uit, of meld eventueel aan de voorzitter dat u dringend kunt worden gebeld.
  6. Als u de telefoon toch moet opnemen, verlaat dan de vergaderruimte.
  7. Zorg dat u op tijd bent.
  8. Als u het woord wilt hebben, meld dit dan aan de voorzitter, bijvoorbeeld door uw hand op te steken.
  9. Probeer niet om een ander te overschreeuwen.
  10. Als de voorzitter een ‘rondje’ houdt, ga dan niet in discussie, maar laat iedereen ongestoord zijn zegje doen.
  11. Beperk u tijdens de behandeling van een agendapunt tot dat punt en haal er geen stokpaardjes bij die niet aan de orde zijn.
  12. Als u klachten heeft, geef deze dan zakelijk weer en probeer in oplossingen te denken.
  13. Probeer niet al te emotioneel te zijn bij een moeilijk punt; dit staat uw oordeelsvorming in de weg en kan de besluitvorming van uw OR blokkeren.
  14. Als een collega in de OR nooit uw beste vriend zal worden, blijf dan zakelijk en probeer het niet van hem te ‘winnen’.

Gebruik onze tips als discussiestuk

Bovenstaande tips kunt u ook gebruiken om als ondernemingsraad een discussie te hebben uw OR zich nog kan verbeteren met betrekking tot het overleg.

Wilt u eens verder praten over de mogelijkheden om de ondernemingsraad effectiever te laten vergaderen, om nog meer beslagen ten ijs te komen tijdens het overleg, twijfel dan niet een neem contact met ons op. U kunt ons bereiken onder telefoonnummer 034 – 46 08 201 

X